3 modèles pour relancer une facture, selon son retard
Une lettre de relance ne sert pas à avoir raison, elle sert à encaisser. Elle change selon le retard de la facture et selon ce que vous voulez qu'il se passe ensuite. Voici 3 modèles prêts à copier, quand utiliser chacun, et la liste de ce qu'il ne faut jamais écrire.
Choisir le canal avant les mots
L'erreur habituelle est de commencer par le texte. Le texte est le moins important : ce qui décide du résultat, c'est à qui vous écrivez, à quel moment et par quelle voie. Trois règles qui font gagner du temps :
- Tôt et doux vaut mieux que tard et dur. Une facture relancée au jour 5 est payée parce qu'un oubli a été corrigé. La même au jour 90 est payée sous pression, et la pression coûte.
- On monte le canal, pas le ton. L'escalade est e-mail, puis message direct, puis lettre recommandée. Un e-mail furieux n'est pas un palier, c'est une erreur.
- Écrivez à celui qui paie. Votre interlocuteur commercial ne signe presque jamais le virement. Trouver le nom de celui qui le signe vaut mieux que trois relances.
Modèle 1. E-mail amiable, jours 1 à 15
Pour le retard court. Il suppose un oubli de bonne foi, parce que c'est le cas la plupart du temps, et il met toutes les données à portée pour que payer soit plus simple que répondre.
Objet : Facture [NUMÉRO] échue le [DATE] — [VOTRE SOCIÉTÉ]
Bonjour [PRÉNOM],
Je vous écris au sujet de la facture [NUMÉRO], d'un montant de [MONTANT] euros, échue le [DATE D'ÉCHÉANCE]. À ce jour, nous n'avons pas trace du règlement.
Elle s'est probablement égarée. Voici les éléments au cas où :
Facture [NUMÉRO] · Émise le [DATE] · Montant [MONTANT] euros · Échéance [DATE] · Compte [IBAN]
La facture est à nouveau jointe en PDF.Si elle est déjà réglée, indiquez-moi la date et le montant du virement et je le rapproche de mon côté. Et si quelque chose ne va pas sur la facture, je préfère le savoir aujourd'hui que dans un mois.
Cordialement,
[VOTRE NOM] · [FONCTION] · [LIGNE DIRECTE]
Pourquoi ça marche : il offre une sortie sans coût d'image, joint la facture pour supprimer l'excuse la plus courante, et demande une date précise plutôt qu'une promesse vague.
Modèle 2. Message direct, jours 15 à 30
Pour quand l'e-mail est resté sans réponse. Il fonctionne parce qu'il est lu sur le moment, et il ne fonctionne que s'il est court. Un message long sur un téléphone est reporté exactement comme un e-mail.
Bonjour [PRÉNOM], [VOTRE NOM] de [VOTRE SOCIÉTÉ]. Je vous ai écrit le [DATE] au sujet de la facture [NUMÉRO], de [MONTANT] euros, échue le [DATE]. Pouvez-vous me confirmer si elle a une date de règlement ? Un jour précis me suffit. Merci.
Pourquoi ça marche : une seule question, répondable en dix secondes, et qui demande une date plutôt qu'un paiement. La date est l'engagement qu'on pourra rappeler ensuite.
Deux avertissements. N'utilisez ce canal que s'il servait déjà aux échanges professionnels : l'ouvrir pour relancer se lit comme une intrusion. Et notez la réponse là où elle reste : une promesse de paiement qui n'existe que dans un téléphone n'existe pas.
Modèle 3. Lettre recommandée, au-delà de 30 jours
La lettre recommandée avec accusé de réception est la seule des trois à établir le contenu, la date et la remise. C'est son unique raison d'être : elle ne convainc personne qui n'allait pas payer, mais elle laisse une trace. Envoyez-la avec accusé et certification de contenu, sinon vous n'avez pas envoyé une lettre recommandée au sens utile du terme.
[VOTRE SOCIÉTÉ], numéro fiscal [NUMÉRO], domiciliée [ADRESSE], s'adresse à [SOCIÉTÉ DÉBITRICE], numéro fiscal [NUMÉRO], domiciliée [ADRESSE].
Que demeure impayée à ce jour la facture [NUMÉRO], en date du [DATE], d'un montant de [MONTANT] euros, échue le [DATE D'ÉCHÉANCE], correspondant à [OBJET], livrée et validée sans réserve.
Que le paiement intégral dudit montant est requis par la présente dans un délai de [DÉLAI] jours calendaires à compter de la réception de ce courrier, par virement sur le compte [IBAN].
Que, conformément à la loi espagnole 3/2004 de lutte contre les retards de paiement, la créance porte intérêts de retard dès le lendemain de l'échéance, ainsi que l'indemnité de frais de recouvrement prévue à son article 8.
Que, le délai indiqué expiré sans règlement, il sera procédé au recouvrement par la voie appropriée.
À [LIEU], le [DATE]. [NOM ET FONCTION].
Pourquoi ça marche : elle fixe la dette, le délai et les suites sans adjectifs, et laisse la preuve de la communication. C'est aussi le document qu'on vous demandera si l'affaire se poursuit.
Ce qu'il ne faut jamais écrire
- Des menaces que vous ne tiendrez pas. Annoncer une action judiciaire que personne n'engagera vous prive du seul palier qui restait.
- Insinuer une inscription dans un fichier d'impayés sans remplir les conditions que la réglementation sur les données personnelles impose pour cela. En faire une menace générique est un problème supplémentaire.
- Des détails de la dette visibles par des tiers. Pas de copie à la moitié de l'organigramme, pas de messages dans des groupes. La dette est une donnée du client.
- Un montant différent de la facture, sans expliquer d'où il vient. Ajouter des intérêts sans les détailler transforme la discussion sur le paiement en discussion sur le calcul.
- Un ton personnel. « Vous me laissez tomber » appelle une réponse émotionnelle. La dette est entre deux sociétés.
- Des absolus intenables. « Nous ne livrerons plus » dit au jour 31 et démenti au jour 35 coûte la relance suivante.
Avant d'envoyer l'un des trois
Trente secondes de vérification qui évitent la plupart des ridicules : que la facture ne soit pas déjà réglée et non rapprochée, que le montant et le numéro soient les bons, qu'aucun litige que vous n'avez pas clos ne traîne, et que le destinataire soit bien celui qui paie.
Une relance envoyée par erreur à un client qui a déjà payé ne demande pas seulement des excuses : elle vous retire de l'autorité pour les trois suivantes.
Questions fréquentes
Comment rédiger une lettre de relance pour impayé ?
Avec le numéro de facture, la date d'émission, le montant, la date d'échéance, le compte de règlement et un délai précis de réponse. Sans adjectifs. La relance qui fonctionne est celle à laquelle on peut donner suite sans répondre.
La lettre recommandée est-elle obligatoire avant d'agir en justice ?
Ce n'est pas une exigence générale, mais elle prouve que le paiement a été exigé, avec une date et un contenu, et c'est ce qu'on vous demandera. Un e-mail sans accusé ne prouve pas la même chose.
Peut-on réclamer les intérêts dès la première relance ?
Oui, puisqu'ils courent de plein droit dès le lendemain de l'échéance. Il vaut souvent mieux les mentionner et ne les décompter qu'au deuxième ou troisième contact, pour garder un palier de plus.
Combien de fois relancer avant de monter d'un canal ?
Une fois par canal, avec une date précise à chaque fois. Trois relances identiques par e-mail apprennent au client que vos relances n'ont pas de suite.
Et si le client demande un échéancier ?
Qu'il le demande par écrit, avec calendrier, montants et un premier versement immédiat. Un échéancier sans premier versement est un report du problème.
Peut-on relancer par messagerie instantanée ?
Comme rappel oui, si ce canal servait déjà aux échanges professionnels. Comme relance formelle non : il n'établit ni la remise ni le contenu de façon fiable, et c'est précisément le rôle de la lettre recommandée.
La suite
Si vous écrivez des lettres, le problème est déjà là. Ce qui en évite la plupart se joue avant : les 7 signes qu'un client va cesser de payer et le DSO, pour savoir ce que coûte chaque jour. Et quand il faut mettre des chiffres dans la relance, le taux d'intérêt de retard en vigueur fait foi.
Les trois modèles valent pour une facture. Pour trois cents, il faut qu'ils sortent seuls, avec leurs données, au bon moment. Demandez une démo et voyez-le.