3 modelos para cobrar uma fatura, consoante o atraso
Uma carta de cobrança não serve para ter razão, serve para receber. Muda consoante os dias de atraso da fatura e consoante o que quer que aconteça a seguir. Eis 3 modelos prontos a copiar, quando usar cada um e a lista do que nunca se deve escrever.
Escolher o canal antes das palavras
O erro habitual é começar pelo texto. O texto é o menos importante: o que decide o resultado é a quem escreve, em que momento e por que via. Três regras que poupam tempo:
- Cedo e suave vale mais do que tarde e duro. Uma fatura cobrada ao dia 5 recebe-se porque um esquecimento foi corrigido. A mesma fatura ao dia 90 recebe-se por pressão, e a pressão custa.
- Sobe-se de canal, não de tom. A escada é e-mail, depois mensagem direta, depois carta registada. Um e-mail furioso não é um degrau, é um erro.
- Escreva a quem paga. O seu interlocutor comercial quase nunca assina a transferência. Descobrir o nome de quem a assina vale mais do que três lembretes.
Modelo 1. E-mail cordial, dias 1 a 15
Para o atraso curto. Parte de um esquecimento de boa-fé, porque na maioria das vezes é isso, e deixa todos os dados à mão para que pagar seja mais fácil do que responder.
Assunto: Fatura [NÚMERO] vencida a [DATA] — [A SUA EMPRESA]
Olá [NOME],
escrevo por causa da fatura [NÚMERO], de [VALOR] euros, vencida a [DATA DE VENCIMENTO]. Até hoje não temos registo do pagamento.
É provável que se tenha perdido de vista. Deixo-lhe os dados, caso sejam úteis:
Fatura [NÚMERO] · Emitida a [DATA] · Valor [VALOR] euros · Vencimento [DATA] · Conta [IBAN]
Junto de novo a fatura em PDF.Se já estiver paga, indique-me a data e o valor da transferência e eu reconcilio deste lado. E se houver algo na fatura que não bate certo, prefiro sabê-lo hoje a sabê-lo daqui a um mês.
Cumprimentos,
[O SEU NOME] · [CARGO] · [TELEFONE DIRETO]
Porque funciona: dá uma saída sem custo de imagem, junta a fatura para eliminar a desculpa mais comum, e pede uma data concreta em vez de uma promessa vaga.
Modelo 2. Mensagem direta, dias 15 a 30
Para quando o e-mail ficou sem resposta. Funciona porque se lê no momento, e só funciona se for curta. Uma mensagem longa no telemóvel adia-se tal como um e-mail.
Olá [NOME], fala [O SEU NOME] da [A SUA EMPRESA]. Escrevi-lhe a [DATA] por causa da fatura [NÚMERO], de [VALOR] euros, vencida a [DATA]. Consegue confirmar-me se tem data de pagamento? Um dia concreto chega. Obrigado.
Porque funciona: uma só pergunta, respondível em dez segundos, e pede uma data em vez de um pagamento. A data é o compromisso que depois se pode recordar.
Duas advertências. Use este canal apenas se já o usavam para trabalho: estreá-lo para cobrar lê-se como invasão. E anote a resposta onde fique: uma promessa de pagamento que só existe num telemóvel não existe.
Modelo 3. Carta registada, mais de 30 dias
A carta registada com aviso de receção é a única das três que comprova conteúdo, data e entrega. É a sua única razão de ser: não convence ninguém que não fosse pagar, mas deixa registo. Envie-a com aviso e certificação de conteúdo, ou não terá enviado uma carta registada no sentido útil do termo.
[A SUA EMPRESA], número fiscal [NÚMERO], com sede em [MORADA], dirige-se a [EMPRESA DEVEDORA], número fiscal [NÚMERO], com sede em [MORADA].
Que à data de hoje permanece por pagar a fatura [NÚMERO], de [DATA], no valor de [VALOR] euros, vencida a [DATA DE VENCIMENTO], referente a [OBJETO], entregue e conferida sem reparos.
Que pela presente se exige o pagamento integral do referido valor no prazo de [PRAZO] dias de calendário a contar da receção desta comunicação, por transferência para a conta [IBAN].
Que, nos termos da lei espanhola 3/2004 de combate ao atraso de pagamento, a dívida vence juros de mora a partir do dia seguinte ao vencimento, bem como a compensação por custos de cobrança prevista no seu artigo 8.
Que, decorrido o prazo indicado sem que o pagamento tenha sido recebido, se procederá à cobrança pela via que corresponder.
Em [LOCAL], a [DATA]. [NOME E CARGO].
Porque funciona: fixa a dívida, o prazo e as consequências sem adjetivos, e deixa prova de que foi comunicado. É também o documento que lhe vão pedir se o assunto prosseguir.
O que nunca se escreve
- Ameaças que não vai cumprir. Anunciar ações judiciais que ninguém vai intentar deixa-o sem o único degrau que restava.
- Insinuar a inclusão num registo de incumprimentos sem cumprir os requisitos que a legislação de proteção de dados exige para isso. Usá-lo como ameaça genérica é um problema acrescido.
- Dados da dívida à vista de terceiros. Nada de cópias a meio organograma nem de mensagens em grupos. A dívida é um dado do cliente.
- Um valor diferente do da fatura, sem explicar de onde vem. Juntar juros sem discriminar transforma a discussão do pagamento numa discussão do cálculo.
- O tom pessoal. «Estão a deixar-me pendurado» convida a uma resposta emocional. A dívida é entre duas empresas.
- Absolutos que não consegue sustentar. «Não voltamos a fornecer», dito ao dia 31 e desmentido ao dia 35, custa-lhe a cobrança seguinte.
Antes de enviar qualquer uma das três
Trinta segundos de verificação que evitam a maioria dos ridículos: que a fatura não esteja já recebida e por reconciliar, que o valor e o número estejam certos, que não haja um caso aberto que o próprio não fechou, e que o destinatário seja quem paga.
Uma cobrança enviada por engano a um cliente que já pagou não pede apenas desculpas: tira-lhe autoridade nas três seguintes.
Perguntas frequentes
Como se escreve uma carta de cobrança?
Com o número da fatura, a data de emissão, o valor, a data de vencimento, a conta de pagamento e um prazo concreto de resposta. Sem adjetivos. A cobrança que funciona é aquela a que se pode dar seguimento sem responder.
É obrigatório enviar carta registada antes de avançar para tribunal?
Não é um requisito geral, mas prova que o pagamento foi exigido, com data e conteúdo, e é isso que lhe vão pedir. Um e-mail sem aviso de receção não prova o mesmo.
Posso exigir juros logo no primeiro aviso?
Pode, porque se vencem por lei a partir do dia seguinte ao vencimento. Costuma funcionar melhor mencioná-los e só os apurar no segundo ou terceiro contacto, para guardar mais um degrau.
Quantas vezes cobrar antes de subir de canal?
Uma por canal, com uma data concreta de cada vez. Três lembretes iguais por e-mail ensinam ao cliente que os seus lembretes não trazem consequências.
E se o cliente pedir um plano de pagamento?
Que o peça por escrito, com calendário, valores e uma primeira entrega imediata. Um plano sem primeira entrega é um adiamento do problema.
Pode cobrar-se por aplicação de mensagens?
Como lembrete sim, se esse canal já era usado para trabalho. Como cobrança formal não: não comprova entrega nem conteúdo de forma fiável, e é precisamente essa a função da carta registada.
A seguir
Se está a escrever cartas, o problema já aconteceu. O que evita a maioria está antes: os 7 sinais de que um cliente vai deixar de pagar e o DSO, para saber quanto custa cada dia. E quando houver que pôr números na cobrança, a taxa de juros de mora em vigor é a que manda.
Os três modelos servem para uma fatura. Para trezentas, têm de sair sozinhos, com os seus dados, no momento certo. Peça uma demonstração e veja-o.