3 modelli per sollecitare una fattura, secondo il ritardo
Una lettera di sollecito non serve ad avere ragione, serve a incassare. Cambia secondo i giorni di ritardo della fattura e secondo quello che vuoi succeda dopo. Ecco 3 modelli pronti da copiare, quando usare ciascuno e l'elenco di cosa non scrivere mai.
Scegliere il canale prima delle parole
L'errore abituale è partire dal testo. Il testo è la cosa meno importante: a decidere il risultato sono il destinatario, il momento e la via. Tre regole che fanno risparmiare tempo:
- Presto e gentile vale più che tardi e duro. Una fattura sollecitata il giorno 5 si incassa perché una svista è stata corretta. La stessa fattura al giorno 90 si incassa con la pressione, e la pressione costa.
- Si sale di canale, non di tono. La scala è e-mail, poi messaggio diretto, poi raccomandata. Una e-mail furiosa non è un gradino, è un errore.
- Scrivi a chi paga. Il tuo referente commerciale quasi mai firma il bonifico. Scoprire il nome di chi lo firma vale più di tre solleciti.
Modello 1. E-mail cordiale, giorni 1-15
Per il ritardo breve. Dà per scontata una svista in buona fede, perché il più delle volte lo è, e mette tutti i dati a portata di mano perché pagare sia più semplice che rispondere.
Oggetto: Fattura [NUMERO] scaduta il [DATA] — [LA TUA AZIENDA]
Ciao [NOME],
ti scrivo per la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, scaduta il [DATA DI SCADENZA]. A oggi non ci risulta il pagamento.
Probabilmente è finita fuori vista. Ti lascio i dati, se servono:
Fattura [NUMERO] · Emessa il [DATA] · Importo [IMPORTO] euro · Scadenza [DATA] · Conto [IBAN]
Allego di nuovo la fattura in PDF.Se è già stata pagata, indicami data e importo del bonifico e la riconcilio da parte mia. E se c'è qualcosa che non quadra nella fattura, preferisco saperlo oggi che tra un mese.
Un saluto,
[IL TUO NOME] · [RUOLO] · [TELEFONO DIRETTO]
Perché funziona: offre una via d'uscita senza costi di immagine, allega la fattura eliminando la scusa più comune, e chiede una data precisa invece di una promessa vaga.
Modello 2. Messaggio diretto, giorni 15-30
Per quando l'e-mail non ha avuto risposta. Funziona perché si legge sul momento, e funziona solo se è breve. Un messaggio lungo sul telefono si rimanda esattamente come una e-mail.
Ciao [NOME], sono [IL TUO NOME] di [LA TUA AZIENDA]. Ti avevo scritto il [DATA] per la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, scaduta il [DATA]. Mi confermi se ha una data di pagamento? Mi basta un giorno preciso. Grazie.
Perché funziona: una sola domanda, con risposta in dieci secondi, e chiede una data invece di un pagamento. La data è l'impegno che si potrà richiamare dopo.
Due avvertenze. Usa questo canale solo se lo usavate già per lavoro: aprirlo per sollecitare si legge come un'invasione. E annota la risposta dove resta: una promessa di pagamento che esiste solo in un telefono non esiste.
Modello 3. Raccomandata, oltre 30 giorni
La raccomandata con ricevuta di ritorno è l'unica delle tre ad attestare contenuto, data e consegna. È la sua unica ragione d'essere: non convince nessuno che non avesse intenzione di pagare, ma lascia traccia. Va inviata con ricevuta e attestazione di contenuto, altrimenti non è una raccomandata nel senso utile del termine.
[LA TUA AZIENDA], codice fiscale [NUMERO], con sede in [INDIRIZZO], si rivolge a [AZIENDA DEBITRICE], codice fiscale [NUMERO], con sede in [INDIRIZZO].
Che alla data odierna risulta insoluta la fattura [NUMERO], del [DATA], per l'importo di [IMPORTO] euro, scaduta il [DATA DI SCADENZA], relativa a [OGGETTO], consegnata e approvata senza rilievi.
Che con la presente si richiede il pagamento integrale di tale importo entro [TERMINE] giorni di calendario dalla ricezione della presente comunicazione, mediante bonifico sul conto [IBAN].
Che, ai sensi della legge spagnola 3/2004 di lotta ai ritardi di pagamento, il credito matura interessi di mora dal giorno successivo alla scadenza, oltre all'indennizzo per costi di recupero previsto dal suo articolo 8.
Che, decorso il termine indicato senza aver ricevuto il pagamento, si procederà al recupero nelle sedi opportune.
A [LUOGO], il [DATA]. [NOME E RUOLO].
Perché funziona: fissa il debito, il termine e le conseguenze senza aggettivi, e lascia la prova della comunicazione. È anche il documento che ti chiederanno se la cosa prosegue.
Cosa non scrivere mai
- Minacce che non porterai a termine. Annunciare azioni legali che nessuno intraprenderà ti toglie l'unico gradino che restava.
- Insinuare l'iscrizione in un registro di insoluti senza rispettare i requisiti che la normativa sui dati personali impone. Usarlo come minaccia generica è un problema in più.
- Dettagli del debito visibili a terzi. Niente copie a mezzo organigramma, niente messaggi in gruppi. Il debito è un dato del cliente.
- Un importo diverso da quello della fattura, senza spiegare da dove viene. Aggiungere interessi senza dettaglio trasforma la discussione sul pagamento in una discussione sul calcolo.
- Il tono personale. «Mi state lasciando a piedi» invita a una risposta emotiva. Il debito è tra due aziende.
- Assoluti insostenibili. «Non forniremo più», detto il giorno 31 e smentito il giorno 35, ti costa il sollecito successivo.
Prima di mandare uno dei tre
Trenta secondi di verifica che evitano gran parte delle figuracce: che la fattura non sia già incassata e non riconciliata, che importo e numero siano quelli giusti, che non ci sia un caso aperto che tu stesso non hai chiuso, e che il destinatario sia chi paga.
Un sollecito inviato per errore a un cliente che ha già pagato non richiede solo scuse: ti toglie autorità nei tre successivi.
Domande frequenti
Come si scrive una lettera di sollecito?
Con numero di fattura, data di emissione, importo, data di scadenza, conto di pagamento e un termine preciso di risposta. Senza aggettivi. Il sollecito che funziona è quello a cui si può dar seguito senza rispondere.
La raccomandata è obbligatoria prima di agire in giudizio?
Non è un requisito generale, ma prova che il pagamento è stato richiesto, con data e contenuto, ed è ciò che ti chiederanno. Una e-mail senza ricevuta non prova lo stesso.
Si possono chiedere gli interessi già nel primo sollecito?
Si può, perché maturano per legge dal giorno successivo alla scadenza. Di solito funziona meglio menzionarli e liquidarli solo al secondo o terzo contatto, per tenere un gradino in più.
Quante volte sollecitare prima di salire di canale?
Una volta per canale, con una data precisa ogni volta. Tre solleciti identici via e-mail insegnano al cliente che i tuoi solleciti non hanno conseguenze.
E se il cliente chiede una dilazione?
Che la chieda per iscritto, con calendario, importi e un primo versamento immediato. Una dilazione senza primo versamento è un rinvio del problema.
Si può sollecitare via messaggistica?
Come promemoria sì, se quel canale era già in uso per lavoro. Come sollecito formale no: non attesta consegna né contenuto in modo affidabile, ed è proprio il compito della raccomandata.
E poi
Se stai scrivendo lettere, il problema è già successo. Quello che ne evita la maggior parte viene prima: i 7 segnali che un cliente sta per smettere di pagare e il DSO, per sapere quanto costa ogni giorno. E quando servono cifre nel sollecito, il tasso di mora vigente è quello che vale.
I tre modelli valgono per una fattura. Per trecento devono uscire da soli, con i loro dati, al momento giusto. Richiedi una demo e guardalo.