3 plantillas para reclamar una factura, según lo que lleve vencida
Una carta de reclamación no sirve para tener razón, sirve para cobrar. Cambia según los días que lleve vencida la factura y según lo que quieras que pase después. Aquí van 3 plantillas listas para copiar, cuándo usar cada una y la lista de lo que no conviene escribir nunca.
Elegir el canal antes que las palabras
El error habitual es empezar por el texto. El texto es lo de menos: lo que decide el resultado es a quién escribes, en qué momento y por qué vía. Tres reglas que ahorran tiempo:
- Pronto y suave vale más que tarde y duro. Una factura reclamada el día 5 se cobra por olvido corregido. La misma factura el día 90 se cobra por presión, y la presión cuesta.
- Sube de canal, no de tono. El escalado es email, luego mensaje directo, luego burofax. Un email furioso no es un escalón, es un error.
- Escribe a quien paga. Tu interlocutor comercial casi nunca firma la transferencia. Averiguar el nombre de quien la firma vale más que tres recordatorios.
Plantilla 1. Email amistoso, de 1 a 15 días
Para el retraso corto. Asume el olvido de buena fe, porque la mayoría de las veces lo es, y deja todos los datos para que pagar sea más fácil que contestar.
Asunto: Factura [NÚMERO] vencida el [FECHA] — [TU EMPRESA]
Hola [NOMBRE]:
Te escribo por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, que venció el [FECHA DE VENCIMIENTO]. A día de hoy no nos consta el cobro.
Es probable que se haya traspapelado. Te dejo los datos por si te sirven:
Factura [NÚMERO] · Fecha de emisión [FECHA] · Importe [IMPORTE] euros · Vencimiento [FECHA] · Cuenta [IBAN]
Adjunto de nuevo la factura en PDF.Si ya está pagada, dime la fecha y el importe de la transferencia y lo cuadro por mi parte. Y si hay algo en la factura que no encaja, prefiero saberlo hoy que dentro de un mes.
Un saludo,
[TU NOMBRE] · [CARGO] · [TELÉFONO DIRECTO]
Por qué funciona: da una salida sin coste reputacional, adjunta la factura para eliminar la excusa más común y pide una fecha concreta en lugar de una promesa vaga.
Plantilla 2. Mensaje directo, de 15 a 30 días
Para cuando el email no ha tenido respuesta. Funciona porque se lee en el momento, y funciona solo si es corto. Un mensaje largo en el móvil se pospone igual que un correo.
Hola [NOMBRE], soy [TU NOMBRE], de [TU EMPRESA]. Te escribí el [FECHA] por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, vencida el [FECHA]. ¿Me puedes confirmar si tiene fecha de pago? Con un día concreto me vale. Gracias.
Por qué funciona: una sola pregunta, respondible en diez segundos, y pide una fecha en lugar de un pago. La fecha es el compromiso que luego se puede recordar.
Dos advertencias. Usa este canal solo si ya lo usabais para hablar de trabajo: estrenarlo para reclamar se lee como invasión. Y anota la respuesta donde quede: una promesa de pago que solo existe en un móvil no existe.
Plantilla 3. Burofax, más de 30 días
El burofax es el único de los tres que acredita contenido, fecha y entrega. Ese es su único motivo de existir: no convence a nadie que no fuera a pagar, pero deja constancia. Mándalo con acuse de recibo y certificación de contenido, o no habrás mandado un burofax.
[TU EMPRESA], con NIF [NIF] y domicilio en [DIRECCIÓN], se dirige a [EMPRESA DEUDORA], con NIF [NIF] y domicilio en [DIRECCIÓN].
Que a fecha de hoy permanece impagada la factura [NÚMERO], de fecha [FECHA], por importe de [IMPORTE] euros, vencida el [FECHA DE VENCIMIENTO], correspondiente a [CONCEPTO], entregada y conformada sin incidencia.
Que mediante el presente se requiere el pago íntegro de dicho importe en el plazo de [PLAZO] días naturales desde la recepción de esta comunicación, mediante transferencia a la cuenta [IBAN].
Que, conforme a la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad, la deuda devenga intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, así como la compensación por costes de cobro prevista en su artículo 8.
Que, transcurrido el plazo señalado sin haberse recibido el pago, se procederá a la reclamación por la vía que corresponda.
En [LUGAR], a [FECHA]. [NOMBRE Y CARGO].
Por qué funciona: fija la deuda, el plazo y las consecuencias sin adjetivos, y deja prueba de que se comunicó. Es además el documento que te van a pedir si la cosa sigue.
Lo que no se pone nunca
- Amenazas que no vas a cumplir. Anunciar acciones judiciales que no vas a emprender te deja sin el único escalón que te quedaba.
- Insinuar la inclusión en un fichero de morosos sin cumplir los requisitos que la normativa de protección de datos exige para ello. Usarlo como amenaza genérica es un problema añadido.
- Datos de la deuda a la vista de terceros. Nada de copias a medio organigrama ni de mensajes en grupos. La deuda es un dato del cliente.
- Un importe distinto al de la factura, si no explicas de dónde sale. Meter intereses sin desglosar convierte la discusión del pago en una discusión del cálculo.
- El tono personal. «Me estáis dejando tirado» invita a una respuesta emocional. La deuda es de una empresa con otra.
- Absolutos que no puedes sostener. «No volveremos a servir» dicho el día 31 y desmentido el día 35 te cuesta la siguiente reclamación.
Antes de mandar cualquiera de las tres
Treinta segundos de comprobación que evitan la mayoría de los ridículos: que la factura no esté cobrada y sin conciliar, que el importe y el número sean los correctos, que no haya una incidencia abierta que tú mismo no has cerrado, y que el destinatario sea quien paga.
Una reclamación enviada por error a un cliente que ya pagó no solo se disculpa: te quita autoridad en las tres siguientes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se escribe una carta de reclamación de deuda?
Con el número de factura, la fecha de emisión, el importe, la fecha de vencimiento, la cuenta de pago y un plazo concreto de respuesta. Sin adjetivos. La reclamación que funciona es la que se puede atender sin contestar.
¿Es obligatorio mandar un burofax antes de demandar?
No es un requisito general, pero deja prueba de que se requirió el pago, con fecha y contenido, y eso es lo que te van a pedir. Un email sin acuse no acredita lo mismo.
¿Puedo reclamar intereses en el primer aviso?
Puedes, porque se devengan por ley desde el día siguiente al vencimiento. Suele funcionar mejor mencionarlos y no liquidarlos hasta el segundo o el tercer contacto, para tener un escalón más.
¿Cuántas veces conviene reclamar antes de subir de canal?
Una por canal, con una fecha concreta cada vez. Tres recordatorios iguales por email enseñan al cliente que tus recordatorios no traen consecuencias.
¿Y si el cliente me pide un aplazamiento?
Que lo pida por escrito, con calendario, importes y una primera entrega inmediata. Un aplazamiento sin primera entrega es un aplazamiento del problema.
¿Se puede reclamar por WhatsApp?
Como recordatorio sí, si ya usabais ese canal para hablar de trabajo. Como reclamación formal no: no acredita entrega ni contenido de forma fiable, y ese es justo el trabajo del burofax.
Lo siguiente
Si estás escribiendo cartas, el problema ya ocurrió. Lo que evita la mayoría está antes: las 7 señales de que un cliente va a dejar de pagar y el DSO, para saber cuánto te cuesta cada día. Y cuando toque poner cifras en la reclamación, el tipo de interés de demora vigente es el que manda.
Las tres plantillas valen para una factura. Para trescientas hace falta que salgan solas, con sus datos, en el momento correcto. Pide una demo y lo ves.