3 Vorlagen für die Mahnung, je nach Dauer des Verzugs

Ein Mahnschreiben soll nicht recht behalten, es soll Geld hereinholen. Es ändert sich mit der Dauer des Verzugs und mit dem, was danach passieren soll. Hier stehen 3 Vorlagen zum Kopieren, wann welche passt, und die Liste dessen, was nie darin stehen sollte.

Was wann verschickt wird

Der Kanal steigt, nicht der Ton. Eine wütende E-Mail ist keine Stufe.

Freundliche E-Mail

Tag 1 bis 15

Geht von einem Versehen aus und hängt die Rechnung erneut an

Beweist keine Zustellung

Kurznachricht

Tag 15 bis 30

Eine einzige Frage, in zehn Sekunden beantwortbar

Nur bei bereits genutztem Kanal

Einschreiben

Ab Tag 30

Legt Schuld, Frist und Folgen fest, ohne Adjektive

Beweist Inhalt, Datum und Zustellung

Erst den Kanal wählen, dann die Worte

Der übliche Fehler ist, mit dem Text zu beginnen. Der Text ist das Unwichtigste: über das Ergebnis entscheiden der Empfänger, der Zeitpunkt und der Weg. Drei Regeln, die Zeit sparen:

• Früh und sanft schlägt spät und hart. Eine am Tag 5 angemahnte Rechnung wird bezahlt, weil ein Versehen korrigiert wurde. Dieselbe Rechnung am Tag 90 wird durch Druck bezahlt, und Druck hat einen Preis.
• Der Kanal steigt, nicht der Ton. Die Leiter lautet E-Mail, dann Kurznachricht, dann Einschreiben. Eine wütende E-Mail ist keine Stufe, sondern ein Fehler.
• An den schreiben, der zahlt. Der Ansprechpartner im Einkauf unterschreibt fast nie die Überweisung. Den Namen dessen herauszufinden, der sie unterschreibt, ist mehr wert als drei Erinnerungen.

Vorlage 1. Freundliche E-Mail, Tag 1 bis 15

Für den kurzen Verzug. Sie unterstellt ein Versehen in gutem Glauben, weil es das meistens ist, und legt alle Angaben so hin, dass Zahlen einfacher ist als Antworten.

Betreff: Rechnung [NUMMER], fällig am [DATUM] — [IHR UNTERNEHMEN]

Hallo [NAME],

es geht um die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro, fällig am [FÄLLIGKEITSDATUM]. Ein Zahlungseingang liegt uns bis heute nicht vor.

Vermutlich ist sie untergegangen. Hier die Angaben, falls sie helfen:

Rechnung [NUMMER] · Ausstellung [DATUM] · Betrag [BETRAG] Euro · Fälligkeit [DATUM] · Konto [IBAN]
Die Rechnung liegt als PDF erneut bei.

Falls bereits bezahlt: Datum und Betrag der Überweisung genügen, dann klären wir das hier. Und falls an der Rechnung etwas nicht stimmt, ist mir das heute lieber als in einem Monat.

Viele Grüße
[IHR NAME] · [FUNKTION] · [DURCHWAHL]

Warum sie wirkt: sie bietet einen Ausweg ohne Gesichtsverlust, hängt die Rechnung an und beseitigt damit die häufigste Ausrede, und sie bittet um ein konkretes Datum statt um eine vage Zusage.

Vorlage 2. Kurznachricht, Tag 15 bis 30

Für den Fall, dass die E-Mail ohne Antwort blieb. Sie wirkt, weil sie sofort gelesen wird, und sie wirkt nur, wenn sie kurz ist. Eine lange Nachricht auf dem Telefon wird genauso verschoben wie eine E-Mail.

Hallo [NAME], hier [IHR NAME] von [IHR UNTERNEHMEN]. Ich hatte am [DATUM] wegen der Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro geschrieben, fällig am [DATUM]. Gibt es dafür schon ein Zahlungsdatum? Ein konkreter Tag genügt mir. Danke.

Warum sie wirkt: eine einzige Frage, in zehn Sekunden zu beantworten, und sie fragt nach einem Datum statt nach einer Zahlung. Das Datum ist die Zusage, an die sich später erinnern lässt.

Zwei Warnungen. Diesen Kanal nur nutzen, wenn er ohnehin geschäftlich genutzt wurde: ihn fürs Mahnen zu eröffnen, wirkt übergriffig. Und die Antwort dort festhalten, wo sie bleibt: eine Zahlungszusage, die nur auf einem Telefon existiert, existiert nicht.

Vorlage 3. Einschreiben, ab Tag 30

Das Einschreiben mit Rückschein und Inhaltsnachweis ist das einzige der drei, das Inhalt, Datum und Zustellung belegt. Das ist sein einziger Daseinsgrund: es überzeugt niemanden, der ohnehin nicht zahlen wollte, aber es hinterlässt einen Nachweis. Ohne beides ist es kein Einschreiben in diesem Sinne.

[IHR UNTERNEHMEN], Steuernummer [NR.], mit Sitz in [ANSCHRIFT], wendet sich an [SCHULDNERUNTERNEHMEN], Steuernummer [NR.], mit Sitz in [ANSCHRIFT].

Dass die Rechnung [NUMMER] vom [DATUM] über [BETRAG] Euro, fällig am [FÄLLIGKEITSDATUM], betreffend [GEGENSTAND], geliefert und beanstandungsfrei freigegeben, bis heute unbezahlt ist.

Dass hiermit die vollständige Zahlung dieses Betrags innerhalb von [FRIST] Kalendertagen ab Zugang dieses Schreibens verlangt wird, per Überweisung auf das Konto [IBAN].

Dass die Forderung nach dem Gesetz 3/2004 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs ab dem Tag nach Fälligkeit Verzugszinsen trägt, zuzüglich der in Artikel 8 vorgesehenen Pauschale für Beitreibungskosten.

Dass nach fruchtlosem Ablauf der genannten Frist die Forderung auf dem zutreffenden Weg weiterverfolgt wird.

[ORT], den [DATUM]. [NAME UND FUNKTION].

Warum es wirkt: es legt Forderung, Frist und Folgen ohne Adjektive fest und hinterlässt den Nachweis der Mitteilung. Es ist zugleich das Dokument, nach dem gefragt wird, wenn die Sache weitergeht.

Was nie darin steht

1. Drohungen, die nicht eingelöst werden. Gerichtliche Schritte anzukündigen, die niemand vorhat, nimmt die einzige verbliebene Stufe.
2. Andeutungen über einen Eintrag in einem Schuldnerregister, ohne die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen dafür zu erfüllen. Als allgemeine Drohung ist das ein Problem für sich.
3. Angaben zur Forderung für Dritte sichtbar. Keine Kopien an das halbe Organigramm, keine Gruppenchats. Die Forderung ist ein Datum des Kunden.
4. Ein anderer Betrag als auf der Rechnung, ohne zu erklären, woher er kommt. Zinsen ohne Aufschlüsselung machen aus dem Gespräch über die Zahlung ein Gespräch über die Rechnung.
5. Ein persönlicher Ton. „Ihr lasst mich hängen" lädt zu einer emotionalen Antwort ein. Die Forderung besteht zwischen zwei Unternehmen.
6. Absolute Aussagen, die nicht haltbar sind. „Wir liefern nicht mehr", am Tag 31 gesagt und am Tag 35 widerrufen, kostet die nächste Mahnung.

Vor dem Versand jeder der drei

Dreißig Sekunden Prüfung, die die meisten Peinlichkeiten verhindern: dass die Rechnung nicht bereits bezahlt und nur nicht zugeordnet ist, dass Betrag und Nummer stimmen, dass kein offener Vorgang aussteht, den man selbst nicht geschlossen hat, und dass der Empfänger derjenige ist, der zahlt.

Eine irrtümlich an einen bereits zahlenden Kunden geschickte Mahnung erfordert nicht nur eine Entschuldigung: sie nimmt den nächsten drei die Autorität.

Häufige Fragen

Wie schreibt man ein Mahnschreiben?

Mit Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag, Fälligkeit, Zahlungskonto und einer konkreten Frist zur Antwort. Ohne Adjektive. Die Mahnung, die wirkt, ist die, auf die man handeln kann, ohne zu antworten.

Ist ein Einschreiben vor einer Klage Pflicht?

Es ist keine allgemeine Voraussetzung, aber es belegt, dass Zahlung verlangt wurde, mit Datum und Inhalt, und genau danach wird gefragt. Eine E-Mail ohne Empfangsnachweis belegt das nicht.

Darf man Zinsen schon in der ersten Erinnerung fordern?

Man darf, denn sie fallen kraft Gesetzes ab dem Tag nach Fälligkeit an. Meist wirkt es besser, sie zu erwähnen und erst beim zweiten oder dritten Kontakt abzurechnen, um eine Stufe in Reserve zu behalten.

Wie oft mahnen, bevor der Kanal steigt?

Einmal je Kanal, jedes Mal mit einem konkreten Datum. Drei gleichlautende E-Mail-Erinnerungen lehren den Kunden, dass Erinnerungen folgenlos bleiben.

Und wenn der Kunde eine Ratenzahlung vorschlägt?

Schriftlich vorschlagen lassen, mit Plan, Beträgen und einer sofortigen ersten Rate. Eine Ratenzahlung ohne erste Rate ist eine Vertagung des Problems.

Darf man per Messenger mahnen?

Als Erinnerung ja, wenn der Kanal ohnehin geschäftlich genutzt wurde. Als förmliche Mahnung nein: er belegt Zustellung und Inhalt nicht verlässlich, und genau das ist die Aufgabe des Einschreibens.

Und weiter

Wer Mahnungen schreibt, hat das Problem bereits. Das meiste davon verhindert, was davor liegt: die 7 Anzeichen, dass ein Kunde bald nicht mehr zahlt, und der DSO, um zu wissen, was jeder Tag kostet. Und wenn Zahlen in die Mahnung gehören, gilt der geltende Verzugszinssatz.

Die drei Vorlagen taugen für eine Rechnung. Für dreihundert müssen sie von selbst entstehen, mit ihren Daten, zum richtigen Zeitpunkt. Demo anfragen und ansehen.