Fatura eletrónica em Espanha: o que está aprovado e o que falta
A faturação eletrónica entre empresas em Espanha já tem regulamento: o decreto real 238/2026 está em vigor desde 20 de abril. O que ainda não começou é a contagem, porque os prazos de 12 e 24 meses não se contam a partir daí. Eis o que está de facto publicado, e porque a parte que mais muda a cobrança não é o formato da fatura.
O que está aprovado e o que falta
A obrigação nasce do artigo 12 da lei 18/2022 de criação e crescimento de empresas, conhecida em Espanha como Crea y Crece: empresas e profissionais terão de emitir e receber faturas eletrónicas nas operações entre si. Essa lei não dizia como, e era preciso um regulamento.
O regulamento é o decreto real 238/2026, de 25 de março, publicado no BOE a 31 de março de 2026 e em vigor desde 20 de abril. Fixa os formatos, os requisitos das plataformas privadas de troca, o regime dos estados da fatura e a solução pública gerida pela autoridade tributária espanhola.
E aqui está o que quase ninguém conta bem: o regulamento em vigor não põe a obrigação a funcionar. A sua quarta disposição final conta os prazos a partir da entrada em vigor de uma portaria do Ministério das Finanças que desenvolva a solução pública. Enquanto essa portaria não for publicada, não há dia a partir do qual contar.
Os dois grupos e o limiar que os separa
| Quem | Prazo a partir da portaria ministerial |
|---|---|
| Empresas e profissionais com volume de operações superior a 8 milhões de euros no ano civil anterior | 12 meses |
| Todos os restantes, incluindo trabalhadores independentes | 24 meses |
O limiar dos 8 milhões calcula-se segundo o artigo 121 da lei espanhola 37/1992 do IVA, ou seja, o volume de operações do ano civil imediatamente anterior. Não é o volume de negócios contabilístico nem o total do balanço. Parecem-se, não são o mesmo, e a diferença decide o grupo.
Ambos os prazos são firmes e constam do regulamento. Falta apenas o dia em que começam. Qualquer data concreta de 2027 ou 2028 que circule é uma projeção sobre uma norma que ainda não existe, não um dado.
O que muda mesmo na cobrança
Se isto fosse apenas uma mudança de formato, seria assunto do departamento de faturação e não haveria aqui nada para contar. A peça que muda a cobrança é outra: a obrigação de comunicar o estado de cada fatura.
O artigo 10.3 do regulamento obriga a comunicar o estado de uma fatura no prazo máximo de 4 dias de calendário, excluindo sábados, domingos e feriados nacionais, a contar da data em que esse estado ocorre. Abrange a aceitação, a rejeição e o pagamento efetivo.
Releia isto a pensar na sua carteira. Hoje, quando uma fatura vence sem ser paga, há três explicações possíveis e nenhuma forma de saber qual: não chegou, não foi conferida, ou não tencionam pagar. Cada uma exige um tratamento diferente, e a primeira chamada serve para descobrir qual das três. Com os estados a funcionar, essa informação chega sozinha e com data.
Três coisas que passam de discussão a medida
- A rejeição, enquanto ainda serve. Uma fatura rejeitada ao dia 3 deixa de ser surpresa ao dia 62. Reemite-se dentro do prazo de pagamento em vez de depois.
- A data de conferência. Em muitos contratos é ela que arranca o prazo de pagamento, e hoje é matéria de telefonema. Com um estado datado, deixa de ser.
- O silêncio. Um cliente que não comunica em 4 dias está a incumprir o regulamento. Não torna a fatura aceite, mas deixa um incumprimento objetivo e datado.
Este último ponto convém perceber bem, porque é fácil exagerar. A norma não diz que calar é aceitar. Diz que comunicar é obrigatório, e isso transforma o silêncio num facto verificável em vez de numa impressão. É material para a conversa seguinte e para decidir se um cliente ainda merece as condições que tem.
O que preparar já, sem esperar pela portaria
A tentação é esperar pela portaria e começar então. É má ideia por uma razão concreta: o que há a preparar não é quem emite faturas, é quem as recebe, e isso toca dados que ninguém revê há anos.
Lista de verificação
- Os identificadores dos clientes. Número fiscal correto, denominação social exata e o endereço eletrónico para onde enviar a fatura. Um número mal escrito hoje é uma fatura não entregue amanhã.
- Quem confere em cada cliente. Se a conferência passar a ter data oficial, alguém tem de a dar. Apure quem antes que o prazo corra contra si.
- O prazo de pagamento acordado, por escrito e por cliente. A lei espanhola 3/2004 fixa 30 dias como regra e permite até 60 por acordo expresso. O que não admite é que ninguém se lembre do que foi acordado.
- Onde vai guardar os estados. Receber um estado e não o poder consultar na ficha do cliente equivale a não o receber.
- O que acontece quando entra uma rejeição. Se a resposta for «a faturação vê isso quando puder», os 4 dias não servem de nada.
Os cinco pontos são trabalho de dados, não de software, e nenhum depende da portaria ministerial. Podem fazer-se hoje, e são precisamente os que não se improvisam no mês anterior.
O erro de o ler como uma obrigação fiscal
Não confundir com o sistema espanhol de faturação verificável nem com o fornecimento imediato de informação. São mecanismos diferentes com finalidades diferentes, e o da Crea y Crece nasceu com um objetivo declarado que não é de receita: reduzir o atraso de pagamento. A rastreabilidade dos pagamentos é o mecanismo, não um efeito secundário.
Isso decide quem deve tratar do assunto. Se o projeto ficar no departamento fiscal, sairá uma implementação que cumpre e não acrescenta nada: faturas no formato certo e nem um dado novo na cobrança. Se participar quem persegue o dinheiro, o mesmo esforço traz datas de conferência, motivos de rejeição e confirmações de pagamento para cada ficha de cliente.
Perguntas frequentes
A fatura eletrónica obrigatória já está em vigor em Espanha?
O regulamento sim, desde 20 de abril de 2026. A obrigação de emitir e receber em eletrónico não: aplica-se 12 meses após a entrada em vigor da portaria ministerial sobre a solução pública para quem ultrapassa 8 milhões de volume de operações, e 24 meses depois para os restantes. Essa portaria não está publicada.
A partir de quando conta o prazo?
A partir da entrada em vigor da portaria do Ministério das Finanças que desenvolve a solução pública, não do decreto real. É a quarta disposição final do regulamento. Enquanto essa portaria não surgir no BOE não há data de início e qualquer cálculo é uma previsão.
Também abrange os trabalhadores independentes?
Sim. A obrigação abrange empresas e profissionais, e um independente é um deles. Entram no grupo dos 24 meses, salvo volume de operações superior a 8 milhões de euros.
O que acontece se o cliente não comunicar o estado da fatura?
Incumpre o artigo 10.3, que lhe dá 4 dias de calendário excluindo sábados, domingos e feriados nacionais. Não torna a fatura aceite por silêncio, mas deixa registo datado de um incumprimento seu, e isso é utilizável numa cobrança.
Isto muda os prazos de pagamento legais?
Não. Continuam a ser os da lei 3/2004: 30 dias como regra geral, extensíveis a 60 por acordo expresso. O que muda é que passará a haver uma data oficial a partir da qual contá-los, em vez da que cada parte recorda.
Por onde começar se não houver nada preparado?
Pelos dados dos clientes, não pelo software. Número fiscal, denominação social, endereço eletrónico e quem confere. Nenhum dos quatro depende da saída da portaria, e nenhum se resolve numa semana.
A seguir
Enquanto o calendário se esclarece, o dinheiro continua a demorar o que demora. Para medir quanto, comece por calcular o DSO e o custo de cada dia de atraso. Para faturas já vencidas, veja quanto pode exigir à taxa de juros de mora em vigor, e para o que acontece antes do incumprimento, os 7 sinais de que um cliente vai deixar de pagar detetam-se com dados que já tem.
No FK, os estados da fatura, as datas de conferência e os prazos acordados vivem na ficha do cliente, não numa caixa de correio. Para o ver na sua carteira, peça uma demonstração.