Factura electrónica obligatoria: qué está aprobado y qué falta
La factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento: el Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril. Lo que todavía no ha empezado es la cuenta atrás, porque los plazos de 12 y 24 meses no se cuentan desde ahí. Esto es lo que ya está publicado, y por qué la parte que más cambia tu cobro no es el formato de la factura.
Qué está aprobado y qué falta
La obligación nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, la que se conoce como Crea y Crece: empresarios y profesionales tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones entre ellos. Esa ley no decía cómo, y hacía falta un reglamento.
El reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril. Fija los formatos, los requisitos de las plataformas privadas de intercambio, la regulación de los estados de la factura y la solución pública que gestiona la Agencia Tributaria.
Y aquí está lo que casi nadie cuenta bien: el reglamento en vigor no pone en marcha la obligación. Su disposición final cuarta cuenta los plazos desde la entrada en vigor de una orden del Ministerio de Hacienda que desarrolle la solución pública. Mientras esa orden no se publique, no hay fecha desde la que contar.
Los dos grupos, y el umbral que los separa
| Quién | Plazo desde la orden ministerial |
|---|---|
| Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural anterior | 12 meses |
| El resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos | 24 meses |
El umbral de los 8 millones se calcula conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992 del IVA, es decir, el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior. No es la cifra de negocio contable ni el total del balance. Se parecen, y no son lo mismo, y la diferencia decide en qué grupo caes.
Los dos plazos son firmes y están en el reglamento. Lo único que falta es el día desde el que empiezan. Cualquier fecha concreta de 2027 o 2028 que leas por ahí es una proyección sobre una norma que todavía no existe, no un dato.
Lo que de verdad cambia en el cobro
Si esto fuera solo un cambio de formato, sería asunto del departamento de facturación y aquí no habría nada que contar. La pieza que cambia el cobro es otra: la obligación de informar del estado de cada factura.
El artículo 10.3 del reglamento obliga a comunicar el estado de la factura en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce ese estado. Eso alcanza a la aceptación, al rechazo y al pago efectivo.
Léelo otra vez pensando en tu cartera. Hoy, cuando una factura vence sin cobrarse, hay tres explicaciones posibles y no sabes cuál es: no les llegó, no la han conformado, o no quieren pagar. Cada una exige una gestión distinta, y tu equipo gasta la primera llamada en averiguar cuál de las tres es. Con los estados en marcha, esa información llega sola y con fecha.
Tres cosas que pasan de discutirse a medirse
- El rechazo, cuando todavía sirve de algo. Una factura rechazada el día 3 deja de ser una sorpresa el día 62. Se reemite dentro del plazo de pago en vez de después.
- La fecha de conformidad. Es la que arranca el plazo de pago en muchos contratos, y hoy es materia de discusión telefónica. Con un estado fechado, deja de serlo.
- El silencio. Un cliente que no informa en 4 días está incumpliendo el reglamento. No convierte la factura en aceptada, pero sí deja un incumplimiento objetivo y fechado.
Ese último punto conviene entenderlo bien, porque es fácil pasarse. La norma no dice que callar sea aceptar. Dice que informar es obligatorio, y eso convierte el silencio en un hecho comprobable en lugar de una impresión. Es material para la conversación que viene después y para decidir si un cliente sigue mereciendo las condiciones que tiene.
Qué preparar ya, sin esperar a la orden
La tentación es esperar a que salga la orden y empezar entonces. Es mala idea por una razón concreta: lo que hay que preparar no es el emisor de facturas, es el receptor, y eso toca datos que llevan años sin revisarse.
Lista de comprobación
- Los identificadores de tus clientes. NIF correcto, razón social exacta y la dirección electrónica a la que hay que enviarles la factura. Un NIF mal escrito hoy es una factura que mañana no se entrega.
- Quién conforma en cada cliente. Si la conformidad va a tener fecha oficial, alguien tiene que darla. Averigua quién antes de que el plazo corra en tu contra.
- El plazo de pago pactado, por escrito y por cliente. La Ley 3/2004 fija 30 días como norma general y permite pactar hasta 60. Lo que no admite es que nadie recuerde qué se pactó.
- Dónde vas a guardar los estados. Recibir un estado y no poder consultarlo en la ficha del cliente equivale a no recibirlo.
- Qué haces cuando entra un rechazo. Si la respuesta es «lo mira Facturación cuando pueda», los 4 días no te sirven de nada.
Los cinco puntos son trabajo de datos, no de software, y ninguno depende de la orden ministerial. Se pueden hacer hoy, y son justo los que no se improvisan el mes antes.
El error de leerlo como una obligación fiscal
Conviene no confundir esto con el sistema de facturación verificable ni con el suministro inmediato de información. Son mecanismos distintos con finalidades distintas, y el de Crea y Crece nació con un objetivo declarado que no es recaudatorio: reducir la morosidad. La trazabilidad de los pagos es el mecanismo, no un efecto colateral.
Eso decide quién debe ocuparse. Si el proyecto se queda dentro del departamento fiscal, saldrá una implantación que cumple y no aporta: facturas en el formato correcto y ni un dato nuevo en la gestión de cobros. Si participa quien persigue el dinero, el mismo esfuerzo trae fechas de conformidad, motivos de rechazo y confirmaciones de pago a la ficha de cada cliente.
Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica obligatoria ya está en vigor?
El reglamento sí, desde el 20 de abril de 2026. La obligación de emitir y recibir en electrónico, no: se aplica 12 meses después de que entre en vigor la orden ministerial de la solución pública para quienes superan los 8 millones de volumen de operaciones, y 24 meses después para el resto. Esa orden no está publicada.
¿Cuándo empieza a contar el plazo?
Desde la entrada en vigor de la orden del Ministerio de Hacienda que desarrolle la solución pública, no desde el Real Decreto. Es la disposición final cuarta del reglamento. Hasta que esa orden se publique en el BOE no hay fecha de inicio y cualquier cálculo es una previsión.
¿A los autónomos también les afecta?
Sí. La obligación alcanza a empresarios y profesionales, y un autónomo lo es. Entran en el grupo de 24 meses, salvo que superen los 8 millones de volumen de operaciones.
¿Qué pasa si mi cliente no me informa del estado de la factura?
Incumple el artículo 10.3, que le da 4 días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. No convierte la factura en aceptada por silencio, pero deja constancia fechada de un incumplimiento suyo, y eso es utilizable en la reclamación.
¿Esto cambia los plazos de pago legales?
No. Siguen siendo los de la Ley 3/2004: 30 días como norma general, ampliables a 60 por pacto expreso. Lo que cambia es que habrá una fecha oficial desde la que contarlos, en vez de la que cada parte recuerde.
¿Por dónde empiezo si no tengo nada preparado?
Por los datos de tus clientes, no por el software. NIF, razón social, dirección electrónica y quién conforma. Ninguna de las cuatro depende de que salga la orden, y ninguna se arregla en una semana.
Lo siguiente
Mientras el calendario se aclara, el dinero sigue tardando lo que tarda. Para medir cuánto, empieza por calcular tu DSO y el coste de cada día de retraso. Si ya tienes facturas vencidas, mira cuánto puedes reclamar al tipo de interés de demora vigente, y para lo que ocurre antes del impago, las 7 señales de que un cliente va a dejar de pagar se detectan con datos que ya tienes.
En FK los estados de factura, las fechas de conformidad y los plazos pactados viven en la ficha del cliente, no en un correo. Si quieres verlo con tu propia cartera, pide una demo.