E-Rechnungspflicht in Spanien: was gilt und was noch fehlt
Die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Spanien hat ihre Verordnung: Das Königliche Dekret 238/2026 gilt seit dem 20. April. Was noch nicht begonnen hat, ist der Countdown, denn die Fristen von 12 und 24 Monaten laufen nicht ab diesem Tag. Hier steht, was tatsächlich veröffentlicht ist, und warum nicht das Rechnungsformat den Forderungseinzug verändert.
Was beschlossen ist und was fehlt
Die Pflicht entsteht aus Artikel 12 des Gesetzes 18/2022 über Unternehmensgründung und -wachstum, in Spanien bekannt als Crea y Crece: Unternehmen und Selbstständige müssen untereinander elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Wie, stand dort nicht, und dafür brauchte es eine Verordnung.
Diese Verordnung ist das Königliche Dekret 238/2026 vom 25. März, am 31. März 2026 im BOE veröffentlicht und seit dem 20. April in Kraft. Es legt die Formate fest, die Anforderungen an private Austauschplattformen, die Regeln für die Rechnungsstatus und die öffentliche Lösung der spanischen Steuerverwaltung.
Und hier liegt, was fast überall falsch erzählt wird: die geltende Verordnung setzt die Pflicht nicht in Gang. Ihre vierte Schlussbestimmung zählt die Fristen ab dem Inkrafttreten eines Erlasses des Finanzministeriums zur öffentlichen Lösung. Solange dieser Erlass nicht veröffentlicht ist, gibt es keinen Tag, ab dem gezählt wird.
Die zwei Gruppen und die Schwelle dazwischen
| Wer | Frist ab dem Ministerialerlass |
|---|---|
| Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatzvolumen über 8 Millionen Euro im vorangegangenen Kalenderjahr | 12 Monate |
| Alle übrigen, Einzelunternehmer eingeschlossen | 24 Monate |
Die Schwelle von 8 Millionen berechnet sich nach Artikel 121 des spanischen Mehrwertsteuergesetzes 37/1992, also nach dem Umsatzvolumen des unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahres. Es ist weder der bilanzielle Umsatz noch die Bilanzsumme. Sie ähneln sich, sie sind nicht dasselbe, und der Unterschied entscheidet über die Gruppe.
Beide Fristen stehen fest und stehen in der Verordnung. Es fehlt allein der Tag, an dem sie beginnen. Jedes konkrete Datum aus 2027 oder 2028, das im Umlauf ist, ist eine Hochrechnung auf eine Norm, die es noch nicht gibt, und keine Tatsache.
Was sich beim Einzug wirklich ändert
Wäre dies nur ein Formatwechsel, gehörte er in die Fakturierung und es gäbe hier nichts zu erzählen. Das Stück, das den Einzug verändert, ist ein anderes: die Pflicht, den Status jeder Rechnung zu melden.
Artikel 10.3 der Verordnung verlangt, den Status einer Rechnung innerhalb von höchstens 4 Kalendertagen, ohne Samstage, Sonntage und nationale Feiertage, ab dem Eintritt dieses Status zu melden. Das umfasst Annahme, Ablehnung und tatsächliche Zahlung.
Man lese das noch einmal mit Blick auf den eigenen Forderungsbestand. Wird heute eine Rechnung fällig und bleibt offen, gibt es drei mögliche Erklärungen und keine Möglichkeit zu wissen, welche zutrifft: sie kam nie an, sie wurde nie freigegeben, oder es soll nicht gezahlt werden. Jede verlangt ein anderes Vorgehen, und der erste Anruf geht dafür drauf, herauszufinden, welche der drei es ist. Mit laufenden Statusmeldungen kommt diese Information von selbst, mit Datum.
Drei Dinge, die vom Streitpunkt zur Messgröße werden
- Die Ablehnung, solange sie noch nützt. Eine am Tag 3 abgelehnte Rechnung ist am Tag 62 keine Überraschung mehr. Sie wird innerhalb der Zahlungsfrist neu ausgestellt statt danach.
- Das Freigabedatum. In vielen Verträgen startet es die Zahlungsfrist, und heute ist es Gegenstand von Telefongesprächen. Mit einem datierten Status hört das auf.
- Das Schweigen. Wer nicht innerhalb von 4 Tagen meldet, verstößt gegen die Verordnung. Die Rechnung gilt deswegen nicht als angenommen, aber es bleibt ein objektiver, datierter Verstoß.
Der letzte Punkt will genau verstanden sein, denn hier wird leicht zu viel behauptet. Die Norm sagt nicht, Schweigen bedeute Zustimmung. Sie sagt, die Meldung sei Pflicht, und das macht aus Schweigen eine überprüfbare Tatsache statt eines Eindrucks. Das ist Material für das folgende Gespräch und für die Frage, ob ein Kunde seine Konditionen noch verdient.
Was sich jetzt vorbereiten lässt, ohne auf den Erlass zu warten
Verlockend ist, auf den Erlass zu warten und dann zu beginnen. Das ist aus einem konkreten Grund keine gute Idee: vorzubereiten ist nicht der Rechnungssteller, sondern der Empfänger, und das betrifft Daten, die seit Jahren niemand angefasst hat.
Prüfliste
- Die Kennzeichen der Kunden. Korrekte Steuernummer, exakte Firmierung und die elektronische Adresse, an die die Rechnung geht. Eine heute falsch erfasste Steuernummer ist morgen eine nicht zugestellte Rechnung.
- Wer beim Kunden freigibt. Wenn die Freigabe ein amtliches Datum trägt, muss jemand sie erteilen. Das ist zu klären, bevor die Frist gegen einen läuft.
- Die vereinbarte Zahlungsfrist, schriftlich und je Kunde. Das spanische Gesetz 3/2004 setzt 30 Tage als Regel und erlaubt bis zu 60 per ausdrücklicher Vereinbarung. Was es nicht erlaubt, ist, dass sich niemand erinnert.
- Wo die Statusmeldungen landen. Einen Status zu empfangen und ihn nicht im Kundenstammblatt sehen zu können, ist dasselbe, wie ihn nicht zu empfangen.
- Was bei einer Ablehnung passiert. Lautet die Antwort „die Fakturierung schaut sich das an, wenn sie Zeit hat", bringen die 4 Tage nichts.
Alle fünf sind Datenarbeit, keine Softwarearbeit, und keiner hängt vom Ministerialerlass ab. Sie lassen sich heute erledigen, und es sind genau die, die sich einen Monat vorher nicht improvisieren lassen.
Der Fehler, das als steuerliche Pflicht zu lesen
Das ist weder mit dem spanischen System der verifizierbaren Rechnung noch mit der sofortigen Informationsübermittlung zu verwechseln. Es sind unterschiedliche Mechanismen mit unterschiedlichem Zweck, und der aus Crea y Crece entstand mit einem erklärten Ziel, das kein fiskalisches ist: Zahlungsverzug senken. Die Nachvollziehbarkeit der Zahlungen ist der Mechanismus, keine Nebenwirkung.
Das entscheidet über die Zuständigkeit. Bleibt das Projekt in der Steuerabteilung, kommt eine Umsetzung heraus, die erfüllt und nichts beiträgt: Rechnungen im richtigen Format und kein einziges neues Datum im Forderungseinzug. Ist beteiligt, wer dem Geld hinterhergeht, bringt derselbe Aufwand Freigabedaten, Ablehnungsgründe und Zahlungsbestätigungen auf jedes Kundenstammblatt.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht in Spanien bereits?
Die Verordnung ja, seit dem 20. April 2026. Die Pflicht, elektronisch auszustellen und zu empfangen, nein: sie gilt 12 Monate nach Inkrafttreten des Ministerialerlasses zur öffentlichen Lösung für alle über 8 Millionen Umsatzvolumen und 24 Monate danach für alle übrigen. Dieser Erlass ist nicht veröffentlicht.
Ab wann läuft die Frist?
Ab dem Inkrafttreten des Erlasses des Finanzministeriums zur öffentlichen Lösung, nicht ab dem Königlichen Dekret. So steht es in der vierten Schlussbestimmung der Verordnung. Bis dieser Erlass im BOE erscheint, gibt es kein Startdatum und jede Rechnung ist eine Prognose.
Betrifft es auch Selbstständige?
Ja. Die Pflicht erfasst Unternehmen und Selbstständige. Sie fallen in die Gruppe mit 24 Monaten, sofern ihr Umsatzvolumen nicht über 8 Millionen Euro liegt.
Was gilt, wenn ein Kunde den Rechnungsstatus nicht meldet?
Er verstößt gegen Artikel 10.3, der ihm 4 Kalendertage ohne Samstage, Sonntage und nationale Feiertage einräumt. Die Rechnung gilt dadurch nicht als angenommen, aber sein Verstoß ist datiert dokumentiert, und das ist in einer Mahnung verwendbar.
Ändern sich dadurch die gesetzlichen Zahlungsfristen?
Nein. Es bleiben die des Gesetzes 3/2004: 30 Tage als Regel, per ausdrücklicher Vereinbarung auf 60 erweiterbar. Neu ist, dass es ein amtliches Datum geben wird, ab dem gezählt wird, statt des Datums, an das sich jede Seite erinnert.
Womit fängt man an, wenn nichts vorbereitet ist?
Mit den Kundendaten, nicht mit Software. Steuernummer, Firmierung, elektronische Adresse und wer freigibt. Keines der vier hängt vom Erlass ab, und keines lässt sich in einer Woche richten.
Und weiter
Während sich der Kalender klärt, dauert das Geld weiter so lange, wie es dauert. Um das zu messen, beginnt man damit, den DSO und die Kosten jedes Verzugstags zu berechnen. Bei bereits überfälligen Rechnungen lohnt der Blick darauf, wie viel sich zum geltenden Verzugszinssatz fordern lässt, und für das, was vor dem Ausfall passiert, lassen sich die 7 Anzeichen, dass ein Kunde bald nicht mehr zahlt, mit vorhandenen Daten erkennen.
In FK stehen Rechnungsstatus, Freigabedaten und vereinbarte Fristen im Kundenstammblatt, nicht in einem Postfach. Wer das am eigenen Bestand sehen möchte: Demo anfragen.