Fattura elettronica in Spagna: cosa è approvato e cosa manca
La fatturazione elettronica tra imprese in Spagna ha il suo regolamento: il regio decreto 238/2026 è in vigore dal 20 aprile. Quello che non è ancora iniziato è il conto alla rovescia, perché i termini di 12 e 24 mesi non si contano da lì. Ecco cosa è davvero pubblicato, e perché non è il formato della fattura a cambiare gli incassi.
Cosa è approvato e cosa manca
L'obbligo nasce dall'articolo 12 della legge 18/2022 sulla creazione e la crescita delle imprese, nota in Spagna come Crea y Crece: imprese e professionisti dovranno emettere e ricevere fatture elettroniche nelle operazioni tra loro. Quella legge non diceva come, e serviva un regolamento.
Il regolamento è il regio decreto 238/2026 del 25 marzo, pubblicato nel BOE il 31 marzo 2026 e in vigore dal 20 aprile. Fissa i formati, i requisiti delle piattaforme private di scambio, la disciplina degli stati della fattura e la soluzione pubblica gestita dall'Agenzia delle Entrate spagnola.
E qui sta ciò che quasi nessuno racconta bene: il regolamento in vigore non avvia l'obbligo. La sua quarta disposizione finale conta i termini dall'entrata in vigore di un decreto del Ministero delle Finanze che sviluppi la soluzione pubblica. Finché quel decreto non è pubblicato, non esiste un giorno da cui contare.
I due gruppi e la soglia che li separa
| Chi | Termine dal decreto ministeriale |
|---|---|
| Imprese e professionisti con volume di operazioni superiore a 8 milioni di euro nell'anno solare precedente | 12 mesi |
| Tutti gli altri, lavoratori autonomi compresi | 24 mesi |
La soglia degli 8 milioni si calcola secondo l'articolo 121 della legge spagnola 37/1992 sull'IVA, cioè il volume di operazioni dell'anno solare immediatamente precedente. Non è il fatturato di bilancio né il totale dello stato patrimoniale. Si somigliano, non sono la stessa cosa, e la differenza decide il gruppo.
Entrambi i termini sono fermi e stanno nel regolamento. Manca solo il giorno in cui iniziano. Qualsiasi data precisa del 2027 o del 2028 che circola è una proiezione su una norma che ancora non esiste, non un dato.
Cosa cambia davvero negli incassi
Se fosse solo un cambio di formato sarebbe affare dell'ufficio fatturazione e qui non ci sarebbe nulla da raccontare. Il pezzo che cambia gli incassi è un altro: l'obbligo di comunicare lo stato di ogni fattura.
L'articolo 10.3 del regolamento impone di comunicare lo stato di una fattura entro un massimo di 4 giorni di calendario, esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali, dalla data in cui quello stato si verifica. Riguarda accettazione, rifiuto e pagamento effettivo.
Rileggilo pensando al portafoglio crediti. Oggi, quando una fattura scade senza essere incassata, ci sono tre spiegazioni possibili e nessun modo di sapere quale: non è mai arrivata, non è stata approvata, o non intendono pagare. Ognuna richiede una gestione diversa, e la prima telefonata serve a scoprire quale delle tre. Con gli stati attivi quell'informazione arriva da sola, con una data.
Tre cose che passano dalla discussione alla misura
- Il rifiuto, finché serve ancora. Una fattura respinta il giorno 3 smette di essere una sorpresa il giorno 62. Si riemette dentro il termine di pagamento invece che dopo.
- La data di approvazione. In molti contratti è quella che avvia il termine di pagamento, e oggi è materia di telefonate. Con uno stato datato smette di esserlo.
- Il silenzio. Un cliente che non comunica entro 4 giorni viola il regolamento. Non rende la fattura accettata, ma lascia un inadempimento oggettivo e datato.
Quest'ultimo punto va capito bene, perché è facile esagerare. La norma non dice che tacere equivale ad accettare. Dice che comunicare è obbligatorio, e questo trasforma il silenzio in un fatto verificabile invece che in un'impressione. È materiale per la conversazione successiva e per decidere se un cliente merita ancora le sue condizioni.
Cosa preparare ora, senza aspettare il decreto
La tentazione è aspettare il decreto e cominciare allora. È una cattiva idea per un motivo preciso: quello da preparare non è chi emette le fatture, è chi le riceve, e tocca dati che nessuno rivede da anni.
Lista di controllo
- Gli identificativi dei clienti. Codice fiscale corretto, ragione sociale esatta e indirizzo elettronico a cui inviare la fattura. Un codice sbagliato oggi è una fattura non consegnata domani.
- Chi approva presso ogni cliente. Se l'approvazione porterà una data ufficiale, qualcuno deve darla. Va individuato prima che il termine corra contro di te.
- Il termine di pagamento pattuito, per iscritto e per cliente. La legge spagnola 3/2004 fissa 30 giorni come regola e consente fino a 60 per patto espresso. Ciò che non ammette è che nessuno ricordi cosa è stato pattuito.
- Dove finiranno gli stati. Ricevere uno stato e non poterlo consultare nella scheda cliente equivale a non riceverlo.
- Cosa succede quando arriva un rifiuto. Se la risposta è «la fatturazione lo guarda quando può», i 4 giorni non servono a nulla.
Tutti e cinque sono lavoro sui dati, non sul software, e nessuno dipende dal decreto ministeriale. Si possono fare oggi, e sono proprio quelli che non si improvvisano il mese prima.
L'errore di leggerlo come un obbligo fiscale
Da non confondere con il sistema spagnolo di fatturazione verificabile né con la fornitura immediata di informazioni. Sono meccanismi diversi con finalità diverse, e quello di Crea y Crece è nato con un obiettivo dichiarato che non è fiscale: ridurre i ritardi di pagamento. La tracciabilità dei pagamenti è il meccanismo, non un effetto collaterale.
Questo decide chi deve occuparsene. Se il progetto resta nell'ufficio fiscale, ne uscirà un'implementazione che rispetta la norma e non aggiunge nulla: fatture nel formato giusto e nemmeno un dato nuovo negli incassi. Se partecipa chi insegue i soldi, lo stesso sforzo porta date di approvazione, motivi di rifiuto e conferme di pagamento su ogni scheda cliente.
Domande frequenti
La fattura elettronica obbligatoria è già in vigore in Spagna?
Il regolamento sì, dal 20 aprile 2026. L'obbligo di emettere e ricevere in elettronico no: si applica 12 mesi dopo l'entrata in vigore del decreto ministeriale sulla soluzione pubblica per chi supera 8 milioni di volume di operazioni, e 24 mesi dopo per tutti gli altri. Quel decreto non è pubblicato.
Da quando decorre il termine?
Dall'entrata in vigore del decreto del Ministero delle Finanze che sviluppa la soluzione pubblica, non dal regio decreto. È la quarta disposizione finale del regolamento. Finché quel decreto non compare nel BOE non c'è una data di partenza e ogni calcolo è una previsione.
Riguarda anche i lavoratori autonomi?
Sì. L'obbligo copre imprese e professionisti, e un autonomo lo è. Rientrano nel gruppo dei 24 mesi, salvo un volume di operazioni superiore a 8 milioni di euro.
Cosa succede se il cliente non comunica lo stato della fattura?
Viola l'articolo 10.3, che gli concede 4 giorni di calendario esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali. Non rende la fattura accettata per silenzio, ma lascia traccia datata di un suo inadempimento, e questo è utilizzabile in un sollecito.
Cambiano i termini di pagamento legali?
No. Restano quelli della legge 3/2004: 30 giorni come regola generale, estendibili a 60 per patto espresso. Cambia che ci sarà una data ufficiale da cui contarli, invece di quella che ciascuna parte ricorda.
Da dove si comincia se non c'è nulla di pronto?
Dai dati dei clienti, non dal software. Codice fiscale, ragione sociale, indirizzo elettronico e chi approva. Nessuno dei quattro dipende dall'uscita del decreto, e nessuno si sistema in una settimana.
E poi
Mentre il calendario si chiarisce, i soldi continuano a impiegare il tempo che impiegano. Per misurarlo, comincia a calcolare il DSO e il costo di ogni giorno di ritardo. Per le fatture già scadute, guarda quanto si può chiedere al tasso di mora vigente, e per ciò che precede l'insoluto, i 7 segnali che un cliente sta per smettere di pagare si rilevano con dati che hai già.
In FK stati della fattura, date di approvazione e termini pattuiti vivono nella scheda cliente, non in una casella di posta. Per vederlo sul tuo portafoglio, richiedi una demo.