Recordatorio de pago: 5 emails para antes y después del vencimiento
La mayoría de las facturas que se pagan tarde no se pagan tarde por mala fe, sino porque nadie se ha acordado de ellas a tiempo. Un recordatorio de pago bien colocado arregla eso antes de que haga falta reclamar nada. Aquí van 5 emails listos para copiar, del aviso previo al último antes de cambiar de canal, y el calendario en que conviene mandarlos.
Un recordatorio no es una reclamación
La diferencia no es de tono, es de momento. Una reclamación llega cuando ya hay un problema y busca resolverlo. Un recordatorio llega antes, o justo después, y busca que el problema no llegue a existir. Por eso se escribe distinto: sin plazos de requerimiento, sin intereses, sin consecuencias. Solo los datos que hacen falta para pagar y una pregunta fácil de contestar.
Tres principios que sostienen toda la secuencia:
- El primero se manda antes del vencimiento. Es el único email de cobro que nadie recibe como una reclamación, y el que más retrasos evita: llega cuando todavía se puede meter la factura en la remesa de pagos.
- Cada email trae algo nuevo. Una fecha, un destinatario, una pregunta, un paso siguiente. Cinco copias del mismo texto enseñan al cliente que tus recordatorios se pueden ignorar.
- La secuencia tiene final. A partir de las dos semanas el email deja de ser el canal adecuado. Saber dónde termina es lo que da peso a los anteriores.
Email 1. Aviso previo, 5 días antes del vencimiento
No pide nada. Confirma que la factura ha llegado, que está bien y cuándo vence. Si hay un error en la factura, este es el momento en que sale, y no el día 30.
Asunto: Factura [NÚMERO]: vence el [FECHA]
Hola [NOMBRE]:
Te escribo solo para confirmar que tenéis la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, con vencimiento el [FECHA]. La adjunto de nuevo por si no ha llegado a quien gestiona los pagos.
Si hay algo en ella que no cuadre, dímelo y lo corregimos antes de esa fecha.
Un saludo,
[TU NOMBRE] · [CARGO] · [TELÉFONO DIRECTO]
Por qué funciona: llega cuando la factura todavía no está vencida, así que nadie tiene que justificarse. Y convierte cualquier discrepancia en un problema de hoy, que se arregla con una llamada, en lugar de en un problema del día 30, que se arregla con un abono y un mes de retraso.
Email 2. El día del vencimiento
Corto. Su trabajo es estar en la bandeja de entrada el día exacto en que alguien revisa qué hay que pagar.
Asunto: Hoy vence la factura [NÚMERO]
Hola [NOMBRE]:
Hoy vence la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros. Te dejo los datos de pago para que lo tengas a mano: [IBAN] · concepto [NÚMERO DE FACTURA].
Gracias,
[TU NOMBRE]
Por qué funciona: no hay nada que contestar, solo algo que hacer. Poner el número de factura como concepto de la transferencia, además, te ahorra la conciliación a mano cuando el pago llegue.
Email 3. Primer recordatorio, 3 días después
El primer email que reconoce el retraso. Sigue asumiendo el olvido, porque casi siempre lo es, pero ya pide una respuesta.
Asunto: Factura [NÚMERO] pendiente desde el [FECHA]
Hola [NOMBRE]:
No nos consta todavía el pago de la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, que venció el [FECHA]. Es posible que se haya cruzado con este correo; si es así, ignóralo.
Si no, ¿me puedes decir en qué fecha está previsto? Con eso me basta.
Un saludo,
[TU NOMBRE] · [TELÉFONO DIRECTO]
Por qué funciona: la frase de «se ha cruzado» evita que un cliente que ya pagó se sienta acusado, y la pregunta pide una fecha, no un pago. Una fecha es un compromiso que luego se puede recordar; un «lo miro» no.
Email 4. Segundo recordatorio, 7 días después
Aquí cambia algo importante: el destinatario. Si tu contacto no ha contestado, probablemente no es quien decide el pago. Este email va a quien sí lo decide, con tu contacto en copia.
Asunto: Factura [NÚMERO]: pendiente desde hace 7 días
Hola [NOMBRE DE ADMINISTRACIÓN O TESORERÍA]:
Te escribo por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, vencida el [FECHA]. Se la recordé a [NOMBRE DEL CONTACTO] el [FECHA] y no tengo todavía una fecha de pago.
Te adjunto la factura y el albarán o la conformidad del servicio. ¿Me puedes confirmar si está aprobada y para qué día está prevista?
Un saludo,
[TU NOMBRE] · [CARGO] · [TELÉFONO DIRECTO]
Por qué funciona: pone la factura delante de quien la paga, con la prueba de que el servicio se prestó. La pregunta «¿está aprobada?» es la que destapa el motivo real del retraso cuando lo hay: una factura sin pedido, un departamento que no la ha conformado, un error que nadie te ha dicho.
Email 5. Último aviso por email, 14 días después
El último de la secuencia. Sigue siendo correcto, pero ya anuncia el paso siguiente, y por eso solo se manda si de verdad vas a darlo.
Asunto: Factura [NÚMERO]: necesitamos una fecha de pago
Hola [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO], de [IMPORTE] euros, lleva 14 días vencida y os la hemos recordado el [FECHA] y el [FECHA] sin recibir respuesta.
Necesitamos una fecha de pago antes del [FECHA, UNA SEMANA MÁS TARDE]. Si hay algún problema con la factura o con el importe, este es el momento de decírnoslo. Si no tenemos noticias en ese plazo, te llamaré para resolverlo por teléfono.
Un saludo,
[TU NOMBRE] · [CARGO] · [TELÉFONO DIRECTO]
Por qué funciona: resume el historial en una línea, fija una fecha concreta y anuncia un siguiente paso proporcionado y creíble. Una llamada se cumple siempre; una amenaza de demanda en el día 14 casi nunca.
Cuando el email ya no basta
Pasadas dos semanas sin respuesta, un sexto email no aporta nada que no hayan aportado los cinco anteriores. Lo que funciona entonces es cambiar de canal: una llamada, un mensaje directo si ya usabais ese canal para hablar de trabajo y, más adelante, un requerimiento que deje constancia. Ese tramo tiene sus propias reglas y sus propias plantillas, en las 3 plantillas para reclamar una factura según lo que lleve vencida.
Cinco errores que anulan la secuencia
- Empezar después del vencimiento. Te pierdes el email que más retrasos evita y el único que nadie recibe como una reclamación.
- Mandar todos al mismo contacto. Si no contesta al segundo, no va a contestar al quinto. Busca a quien paga.
- No adjuntar la factura. «No la tengo» es la excusa más común y la más fácil de eliminar.
- Seguir mandando recordatorios a quien ya pagó. Concilia los cobros antes de cada envío. Un recordatorio a un cliente al corriente se disculpa una vez, pero resta credibilidad a todos los siguientes.
- Hacerlo a mano. Con diez facturas se puede. Con cien, alguien se olvida, y la secuencia que no se cumple enseña lo mismo que la que no existe.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se manda el primer recordatorio de pago?
Antes del vencimiento, entre 3 y 7 días antes. Es el único email de cobro que el cliente no recibe como una reclamación, y llega a tiempo de incluir la factura en su remesa de pagos.
¿Cuántos recordatorios conviene mandar por email?
Cinco como máximo, en unas tres semanas, contando el aviso previo. A partir de ahí el email ha dejado de funcionar y lo que hace falta es otro canal, no otro email.
¿Es lo mismo un recordatorio de pago que una carta de reclamación?
No. El recordatorio busca evitar el retraso o resolverlo cuando aún es un olvido; la reclamación llega cuando ya hay un problema y fija plazos y consecuencias. Mezclarlos quita fuerza a los dos.
¿Hay que mencionar los intereses de demora en un recordatorio?
No hace falta. Se devengan por ley desde el día siguiente al vencimiento aunque no los menciones, y sacarlos en un recordatorio convierte un olvido en una discusión. Su sitio es la reclamación.
¿A quién se dirige el recordatorio?
Los primeros, a tu contacto habitual. Si no contesta, a quien gestiona los pagos: administración, cuentas a pagar o tesorería, con tu contacto en copia.
¿Se pueden automatizar los recordatorios de pago?
Sí, y a partir de unas decenas de facturas al mes es lo único que garantiza que se cumplan. La condición es que los cobros estén conciliados al día, para no recordarle nada a quien ya pagó.
Lo siguiente
Los recordatorios funcionan con los clientes que pagan tarde por despiste. Para los que pagan tarde por otra cosa, conviene detectarlo antes: las 7 señales de que un cliente va a dejar de pagar. Y si la factura llega a reclamarse, el tipo de interés de demora vigente dice cuánto puedes sumar.
Cinco emails por factura, a su hora y solo a quien no ha pagado, es fácil de explicar y difícil de cumplir a mano. Pide una demo y lo ves funcionando.