Sollecito di pagamento: 5 e-mail per prima e dopo la scadenza
La maggior parte delle fatture pagate in ritardo non lo è per malafede, ma perché nessuno se n'è ricordato in tempo. Un sollecito di pagamento inviato al momento giusto risolve il problema prima che serva reclamare qualcosa. Ecco 5 e-mail pronte da copiare, dal preavviso all'ultima prima di cambiare canale, e il calendario con cui conviene mandarle.
Un promemoria non è un reclamo
La differenza non è di tono, è di momento. Un reclamo arriva quando il problema c'è già e cerca di risolverlo. Un promemoria arriva prima, o subito dopo, e cerca di evitare che il problema nasca. Per questo si scrive in modo diverso: senza termini di diffida, senza interessi, senza conseguenze. Solo i dati che servono per pagare e una domanda a cui sia facile rispondere.
Tre principi reggono tutta la sequenza:
- Il primo si manda prima della scadenza. È l'unica e-mail di incasso che nessuno percepisce come un reclamo, e quella che evita più ritardi: arriva quando la fattura può ancora entrare nella distinta dei pagamenti.
- Ogni e-mail porta qualcosa di nuovo. Una data, un destinatario, una domanda, un passo successivo. Cinque copie dello stesso testo insegnano al cliente che i tuoi solleciti si possono ignorare.
- La sequenza ha una fine. Dopo due settimane l'e-mail smette di essere il canale adatto. Sapere dove finisce è ciò che dà peso alle precedenti.
E-mail 1. Preavviso, 5 giorni prima della scadenza
Non chiede nulla. Conferma che la fattura è arrivata, che è corretta e quando scade. Se nella fattura c'è un errore, è adesso che emerge, e non il giorno 30.
Oggetto: Fattura [NUMERO]: scade il [DATA]
Ciao [NOME],
ti scrivo solo per confermare che avete ricevuto la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, con scadenza il [DATA]. Te la allego di nuovo nel caso non sia arrivata a chi gestisce i pagamenti.
Se c'è qualcosa che non quadra, dimmelo e la correggiamo prima di quella data.
Un saluto,
[IL TUO NOME] · [RUOLO] · [TELEFONO DIRETTO]
Perché funziona: arriva quando la fattura non è ancora scaduta, quindi nessuno deve giustificarsi. E trasforma qualsiasi discrepanza in un problema di oggi, che si risolve con una telefonata, invece che in un problema del giorno 30, che si risolve con una nota di credito e un mese di ritardo.
E-mail 2. Il giorno della scadenza
Breve. Il suo compito è trovarsi nella casella di posta proprio il giorno in cui qualcuno controlla cosa c'è da pagare.
Oggetto: Oggi scade la fattura [NUMERO]
Ciao [NOME],
oggi scade la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro. Ti lascio i dati di pagamento a portata di mano: [IBAN] · causale [NUMERO DI FATTURA].
Grazie,
[IL TUO NOME]
Perché funziona: non c'è nulla a cui rispondere, solo qualcosa da fare. Indicare il numero di fattura come causale del bonifico, inoltre, ti risparmia la riconciliazione a mano quando arriva il pagamento.
E-mail 3. Primo sollecito, 3 giorni dopo
La prima e-mail che riconosce il ritardo. Continua a dare per scontata una svista, perché quasi sempre lo è, ma chiede già una risposta.
Oggetto: Fattura [NUMERO] in sospeso dal [DATA]
Ciao [NOME],
non ci risulta ancora il pagamento della fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, scaduta il [DATA]. È possibile che si sia incrociato con questa e-mail; in tal caso, ignorala.
Altrimenti, mi dici in che data è previsto? Mi basta questo.
Un saluto,
[IL TUO NOME] · [TELEFONO DIRETTO]
Perché funziona: la frase «si è incrociato» evita che un cliente che ha già pagato si senta accusato, e la domanda chiede una data, non un pagamento. Una data è un impegno che si può richiamare dopo; un «ci guardo» no.
E-mail 4. Secondo sollecito, 7 giorni dopo
Qui cambia una cosa importante: il destinatario. Se il tuo referente non ha risposto, probabilmente non è lui a decidere il pagamento. Questa e-mail va a chi lo decide, con il tuo referente in copia.
Oggetto: Fattura [NUMERO]: in sospeso da 7 giorni
Ciao [NOME DELL'AMMINISTRAZIONE O DELLA TESORERIA],
ti scrivo per la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, scaduta il [DATA]. L'ho ricordata a [NOME DEL REFERENTE] il [DATA] e non ho ancora una data di pagamento.
Ti allego la fattura e il documento di trasporto o l'approvazione del servizio. Mi confermi se è approvata e per che giorno è previsto il pagamento?
Un saluto,
[IL TUO NOME] · [RUOLO] · [TELEFONO DIRETTO]
Perché funziona: mette la fattura davanti a chi la paga, con la prova che il servizio è stato reso. La domanda «è approvata?» è quella che fa emergere il vero motivo del ritardo, quando c'è: una fattura senza ordine, un reparto che non l'ha approvata, un errore che nessuno ti ha segnalato.
E-mail 5. Ultimo avviso via e-mail, 14 giorni dopo
L'ultima della sequenza. Resta cortese, ma annuncia già il passo successivo, e per questo si manda solo se quel passo lo farai davvero.
Oggetto: Fattura [NUMERO]: ci serve una data di pagamento
Ciao [NOME],
la fattura [NUMERO], di [IMPORTO] euro, è scaduta da 14 giorni e ve l'abbiamo ricordata il [DATA] e il [DATA] senza ricevere risposta.
Ci serve una data di pagamento entro il [DATA, UNA SETTIMANA DOPO]. Se c'è qualche problema con la fattura o con l'importo, è il momento di dircelo. Se in quel termine non avremo notizie, ti chiamerò per risolverlo al telefono.
Un saluto,
[IL TUO NOME] · [RUOLO] · [TELEFONO DIRETTO]
Perché funziona: riassume lo storico in una riga, fissa una data precisa e annuncia un passo successivo proporzionato e credibile. Una telefonata si fa sempre; una minaccia di causa al giorno 14 quasi mai.
Quando l'e-mail non basta più
Dopo due settimane senza risposta, una sesta e-mail non aggiunge nulla che le cinque precedenti non abbiano già detto. A quel punto funziona cambiare canale: una telefonata, un messaggio diretto se quel canale era già in uso per lavoro e, più avanti, una diffida che lasci traccia. Quel tratto ha le sue regole e i suoi modelli, nei 3 modelli per sollecitare una fattura secondo il ritardo.
Cinque errori che annullano la sequenza
- Cominciare dopo la scadenza. Perdi l'e-mail che evita più ritardi e l'unica che nessuno percepisce come un reclamo.
- Mandarle tutte allo stesso referente. Se non risponde alla seconda, non risponderà alla quinta. Cerca chi paga.
- Non allegare la fattura. «Non l'ho ricevuta» è la scusa più comune e la più facile da eliminare.
- Continuare a sollecitare chi ha già pagato. Riconcilia gli incassi prima di ogni invio. Un sollecito a un cliente in regola si perdona una volta, ma toglie credibilità a tutti i successivi.
- Farlo a mano. Con dieci fatture si può. Con cento qualcuno se ne dimentica, e la sequenza che non viene rispettata insegna la stessa cosa di quella che non esiste.
Domande frequenti
Quando si manda il primo sollecito di pagamento?
Prima della scadenza, tra 3 e 7 giorni prima. È l'unica e-mail di incasso che il cliente non percepisce come un reclamo, e arriva in tempo per includere la fattura nella sua distinta dei pagamenti.
Quanti solleciti conviene mandare via e-mail?
Cinque al massimo, in circa tre settimane, contando il preavviso. Oltre, l'e-mail ha smesso di funzionare e serve un altro canale, non un'altra e-mail.
Un sollecito di pagamento è la stessa cosa di una lettera di diffida?
No. Il sollecito cerca di evitare il ritardo o di risolverlo finché è ancora una svista; la diffida arriva quando il problema c'è già e fissa termini e conseguenze. Mescolarli toglie forza a entrambi.
Bisogna citare gli interessi di mora in un sollecito?
Non serve. Maturano per legge dal giorno successivo alla scadenza anche se non li citi, e tirarli fuori in un sollecito trasforma una svista in una discussione. Il loro posto è la diffida.
A chi si indirizza il sollecito?
I primi, al tuo referente abituale. Se non risponde, a chi gestisce i pagamenti: amministrazione, contabilità fornitori o tesoreria, con il tuo referente in copia.
Si possono automatizzare i solleciti di pagamento?
Sì, e oltre qualche decina di fatture al mese è l'unico modo per garantire che vengano rispettati. La condizione è che gli incassi siano riconciliati giorno per giorno, per non sollecitare chi ha già pagato.
E poi
I solleciti funzionano con i clienti che pagano in ritardo per distrazione. Per quelli che pagano in ritardo per altri motivi, conviene accorgersene prima: i 7 segnali che un cliente sta per smettere di pagare. E se la fattura arriva alla diffida, il tasso di mora vigente dice quanto puoi aggiungere.
Cinque e-mail per fattura, al momento giusto e solo a chi non ha pagato, è facile da spiegare e difficile da rispettare a mano. Richiedi una demo e guardalo funzionare.