Zahlungserinnerung: 5 E-Mails vor und nach der Fälligkeit
Die meisten verspätet bezahlten Rechnungen werden nicht aus böser Absicht zu spät bezahlt, sondern weil niemand rechtzeitig an sie gedacht hat. Eine gut platzierte Zahlungserinnerung behebt das, bevor überhaupt etwas angemahnt werden muss. Hier stehen 5 E-Mails zum Kopieren, vom Vorabhinweis bis zur letzten vor dem Kanalwechsel, und der Zeitplan, nach dem sie verschickt werden.
Eine Erinnerung ist keine Mahnung
Der Unterschied liegt nicht im Ton, sondern im Zeitpunkt. Eine Mahnung kommt, wenn es schon ein Problem gibt, und soll es lösen. Eine Erinnerung kommt vorher oder kurz danach und soll verhindern, dass das Problem überhaupt entsteht. Deshalb wird sie anders geschrieben: ohne Fristsetzung, ohne Zinsen, ohne Folgen. Nur die Angaben, die zum Bezahlen nötig sind, und eine Frage, die sich leicht beantworten lässt.
Drei Grundsätze, die die ganze Abfolge tragen:
- Die erste geht vor der Fälligkeit raus. Sie ist die einzige E-Mail im Forderungseinzug, die niemand als Mahnung empfindet, und die, die die meisten Verzögerungen verhindert: sie kommt an, solange die Rechnung noch in den nächsten Zahlungslauf aufgenommen werden kann.
- Jede E-Mail bringt etwas Neues. Ein Datum, einen Empfänger, eine Frage, einen nächsten Schritt. Fünf Kopien desselben Textes lehren den Kunden, dass sich diese Erinnerungen ignorieren lassen.
- Die Abfolge hat ein Ende. Nach zwei Wochen ist die E-Mail nicht mehr der richtige Kanal. Zu wissen, wo sie endet, gibt den vorherigen ihr Gewicht.
E-Mail 1. Vorabhinweis, 5 Tage vor Fälligkeit
Sie verlangt nichts. Sie bestätigt, dass die Rechnung angekommen ist, dass sie stimmt und wann sie fällig wird. Enthält die Rechnung einen Fehler, kommt er jetzt ans Licht und nicht erst am Tag 30.
Betreff: Rechnung [NUMMER]: fällig am [DATUM]
Hallo [NAME],
nur zur Bestätigung, dass die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro, fällig am [DATUM], vorliegt. Sie ist noch einmal angehängt, falls sie nicht bei der Stelle angekommen ist, die die Zahlungen bearbeitet.
Falls daran etwas nicht stimmt, genügt ein kurzer Hinweis, dann wird sie vor diesem Datum korrigiert.
Viele Grüße
[IHR NAME] · [FUNKTION] · [DURCHWAHL]
Warum sie wirkt: sie kommt, solange die Rechnung noch nicht fällig ist, also muss sich niemand rechtfertigen. Und sie macht aus jeder Unstimmigkeit ein Problem von heute, das ein Anruf löst, statt eines Problems am Tag 30, das eine Gutschrift und einen Monat Verzug kostet.
E-Mail 2. Am Tag der Fälligkeit
Kurz. Ihre Aufgabe ist, genau an dem Tag im Posteingang zu liegen, an dem jemand prüft, was zu bezahlen ist.
Betreff: Rechnung [NUMMER] heute fällig
Hallo [NAME],
heute wird die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro fällig. Hier die Zahlungsdaten, damit sie griffbereit sind: [IBAN] · Verwendungszweck [RECHNUNGSNUMMER].
Danke
[IHR NAME]
Warum sie wirkt: es gibt nichts zu beantworten, nur etwas zu tun. Und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck der Überweisung erspart außerdem den manuellen Abgleich, wenn die Zahlung eingeht.
E-Mail 3. Erste Erinnerung, 3 Tage danach
Die erste E-Mail, die den Verzug anspricht. Sie unterstellt weiterhin ein Versehen, weil es das fast immer ist, bittet aber schon um eine Antwort.
Betreff: Rechnung [NUMMER] offen seit [DATUM]
Hallo [NAME],
für die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro, fällig am [DATUM], liegt uns noch kein Zahlungseingang vor. Vielleicht hat sich die Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten; dann ist sie gegenstandslos.
Falls nicht: für welches Datum ist die Zahlung vorgesehen? Mehr braucht es nicht.
Viele Grüße
[IHR NAME] · [DURCHWAHL]
Warum sie wirkt: der Satz mit dem „überschnitten" bewahrt einen Kunden, der schon bezahlt hat, vor dem Gefühl, beschuldigt zu werden, und die Frage verlangt ein Datum, keine Zahlung. Ein Datum ist eine Zusage, an die sich später erinnern lässt; ein „ich schaue nach" nicht.
E-Mail 4. Zweite Erinnerung, 7 Tage danach
Hier ändert sich etwas Wichtiges: der Empfänger. Hat der Ansprechpartner nicht geantwortet, entscheidet er wahrscheinlich nicht über die Zahlung. Diese E-Mail geht an den, der es tut, mit dem Ansprechpartner in Kopie.
Betreff: Rechnung [NUMMER]: seit 7 Tagen offen
Hallo [NAME BUCHHALTUNG ODER TREASURY],
es geht um die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro, fällig am [DATUM]. Am [DATUM] ging eine Erinnerung an [NAME DES ANSPRECHPARTNERS], ein Zahlungsdatum liegt aber noch nicht vor.
Anbei die Rechnung und der Lieferschein bzw. die Leistungsabnahme. Ist die Rechnung freigegeben, und für welchen Tag ist die Zahlung vorgesehen?
Viele Grüße
[IHR NAME] · [FUNKTION] · [DURCHWAHL]
Warum sie wirkt: sie legt die Rechnung dem vor, der sie bezahlt, zusammen mit dem Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde. Die Frage „ist sie freigegeben?" ist die, die den wahren Grund des Verzugs ans Licht bringt, wenn es einen gibt: eine Rechnung ohne Bestellung, eine Abteilung, die sie nicht abgenommen hat, ein Fehler, den niemand gemeldet hat.
E-Mail 5. Letzte Erinnerung per E-Mail, 14 Tage danach
Die letzte der Abfolge. Sie bleibt höflich, kündigt aber schon den nächsten Schritt an, und deshalb wird sie nur verschickt, wenn dieser Schritt auch wirklich folgt.
Betreff: Rechnung [NUMMER]: Zahlungsdatum benötigt
Hallo [NAME],
die Rechnung [NUMMER] über [BETRAG] Euro ist seit 14 Tagen fällig, und auf die Erinnerungen vom [DATUM] und vom [DATUM] kam keine Antwort.
Wir benötigen ein Zahlungsdatum bis zum [DATUM, EINE WOCHE SPÄTER]. Gibt es ein Problem mit der Rechnung oder dem Betrag, ist jetzt der Moment, es mitzuteilen. Kommt bis dahin keine Rückmeldung, folgt ein Anruf, um die Sache telefonisch zu klären.
Viele Grüße
[IHR NAME] · [FUNKTION] · [DURCHWAHL]
Warum sie wirkt: sie fasst den Verlauf in einer Zeile zusammen, setzt ein konkretes Datum und kündigt einen angemessenen und glaubwürdigen nächsten Schritt an. Ein Anruf wird immer eingelöst; eine Klagedrohung am Tag 14 fast nie.
Wenn die E-Mail nicht mehr reicht
Nach zwei Wochen ohne Antwort bringt eine sechste E-Mail nichts, was die fünf vorherigen nicht schon gebracht haben. Was dann wirkt, ist der Kanalwechsel: ein Anruf, eine Direktnachricht, wenn dieser Kanal ohnehin geschäftlich genutzt wurde, und später eine förmliche Aufforderung, die einen Nachweis hinterlässt. Für diese Phase gelten eigene Regeln und eigene Vorlagen, in den 3 Vorlagen für die Mahnung, je nach Dauer des Verzugs.
Fünf Fehler, die die Abfolge entwerten
- Erst nach der Fälligkeit beginnen. Damit fällt die E-Mail weg, die die meisten Verzögerungen verhindert, und die einzige, die niemand als Mahnung empfindet.
- Alle an denselben Kontakt schicken. Wer auf die zweite nicht antwortet, antwortet auch auf die fünfte nicht. Den suchen, der zahlt.
- Die Rechnung nicht anhängen. „Sie liegt uns nicht vor" ist die häufigste Ausrede und die am leichtesten zu beseitigende.
- Weiter Erinnerungen an Kunden schicken, die schon bezahlt haben. Vor jedem Versand die Zahlungseingänge abgleichen. Eine Erinnerung an einen Kunden ohne Rückstand ist einmal entschuldigt, kostet aber allen folgenden Glaubwürdigkeit.
- Es von Hand machen. Bei zehn Rechnungen geht das. Bei hundert vergisst jemand etwas, und eine Abfolge, die nicht eingehalten wird, lehrt dasselbe wie eine, die es nicht gibt.
Häufige Fragen
Wann wird die erste Zahlungserinnerung verschickt?
Vor der Fälligkeit, 3 bis 7 Tage davor. Sie ist die einzige E-Mail im Forderungseinzug, die der Kunde nicht als Mahnung empfindet, und sie kommt rechtzeitig, um die Rechnung in seinen Zahlungslauf aufzunehmen.
Wie viele Erinnerungen per E-Mail sind sinnvoll?
Höchstens fünf, verteilt auf etwa drei Wochen, den Vorabhinweis eingerechnet. Danach wirkt die E-Mail nicht mehr, und was es braucht, ist ein anderer Kanal, nicht eine weitere E-Mail.
Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie ein Mahnschreiben?
Nein. Die Erinnerung soll den Verzug verhindern oder beheben, solange er ein Versehen ist; die Mahnung kommt, wenn es schon ein Problem gibt, und setzt Fristen und Folgen. Wer beides vermischt, schwächt beides.
Gehören Verzugszinsen in eine Zahlungserinnerung?
Nicht nötig. Sie fallen kraft Gesetzes ab dem Tag nach Fälligkeit an, auch wenn sie nicht erwähnt werden, und in einer Erinnerung machen sie aus einem Versehen einen Streit. Ihr Platz ist die Mahnung.
An wen richtet sich die Erinnerung?
Die ersten an den gewohnten Ansprechpartner. Antwortet er nicht, an die Stelle, die die Zahlungen bearbeitet: Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung oder Treasury, mit dem Ansprechpartner in Kopie.
Lassen sich Zahlungserinnerungen automatisieren?
Ja, und ab einigen Dutzend Rechnungen im Monat ist das der einzige Weg, sie verlässlich einzuhalten. Voraussetzung ist, dass die Zahlungseingänge tagesaktuell abgeglichen sind, damit niemand an etwas erinnert wird, das er schon bezahlt hat.
Und weiter
Erinnerungen wirken bei Kunden, die aus Unachtsamkeit zu spät zahlen. Bei denen, die aus anderen Gründen zu spät zahlen, lohnt es sich, das früher zu erkennen: die 7 Anzeichen, dass ein Kunde bald nicht mehr zahlt. Und wird die Rechnung angemahnt, sagt der geltende Verzugszinssatz, wie viel hinzukommen darf.
Fünf E-Mails je Rechnung, pünktlich und nur an die, die nicht bezahlt haben: leicht zu erklären und von Hand schwer einzuhalten. Demo anfragen und in Aktion sehen.